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Loi de Pareto : améliorez votre efficacité avec le principe 20-80

La loi de Pareto est une des lois de la gestion du temps. Le principe de Pareto indique que 80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts.

La première fois que j’ai entendu parler de cette théorie, j’ai lu et relu la phrase pour être sûr de l’avoir bien comprise. Ca me paraissait tellement fou que je pensais que les chiffres étaient inversés.

Pour vérifier l’exactitude de cette règle du temps, j’ai donc décidé de passer chaque tâche que j’exécutais dans mon travail au peigne de fin, au regard de cette loi. Et ce que j’ai découvert m’a surpris. Je vous en parle dans la suite de l’article.

Vous en saurez plus sur :

  • Qu’est-ce que la loi de Pareto en détail,
  • Qui est vraiment à l’origine de cette règle des 80-20,
  • Comment vous pouvez utiliser le principe de Pareto dans votre job pour devenir bien plus efficace.

Pas trop de théorie dans cette article, vous allez comprendre concrètement pourquoi utiliser la règle de Pareto pour améliorer votre efficacité professionnelle.

Qu’est-ce que le principe de la loi de Pareto ?

La véritable origine de la création du principe de Pareto

Cette histoire se passe en deux temps, et les deux acteurs n’ont pas vécus à la même époque, ni au même endroit.

  • Vifredo Pareto, grand économiste et sociologue italien, né en 1848.
  • Joseph Juran, ingénieur dans le contrôle qualité, né en 1904 et a fait sa carrière aux Etats Unis.
Principe de Pareto
Vilfredo Pareto

En étudiant les inégalités des revenus en Italie, Vilfredo Pareto constata que 80% des ressources en Italie étaient détenues par 20% des italiens.

L’histoire aurait pu s’arrêter là, personne ne parlait de « principe de Pareto ». Cette anomalie statistique avait même été oubliée.

Bien plus tard, les travaux de Joseph Duran l’amène à comprendre que le principe 20-80 ne s’applique pas seulement aux richesses italiennes. Il est beaucoup plus global. Il touche des domaines variés comme la gestion des stocks, la gestion des ventes, ou même les salaires dans une entreprise.

C’est au moment de publier son livre Quality Hanbook qu’il commet l’erreur de sa vie !

Il utilise le terme de principe de Pareto, pour expliquer qu’il existe un grand déséquilibre entre le ratio des causes et des effets. Le mal est fait : cette appellation est reprise par les journalistes et ingénieurs.

En 1960, Duran expliquera son erreur, en indiquant que ce principe universelle n’aurait pas dû être attribué à Pareto ! A lire dans un article nommé The Non-Pareto Principle; Mea Culpa pour les curieux.

Comprendre le principe 20 80 avec des exemples

Le principe 20 80 est un concept simple mais qui surprend. Voici la définition de la loi de Pareto :

80 % des résultats proviennent de 20 % des efforts.

Loi de Pareto

Cette répartition clairement inégale se retrouve dans de nombreuses situations.

Pour bien comprendre la signification de cette loi, rien ne vaut des exemples, et surtout dans des domaines complétement différents.

  • 80% des vues sur mon blog proviennent de seulement 20% de mes articles,
  • 80% du chiffre d’affaires d’une société provient de 20% de ses clients,
  • 80% des problèmes sur un logiciel sont provoqués par 20% des lignes de codes,
  • 80 % des moments importants en réunion représentent seulement 20 % du temps,
  • 20% des objets présents sur votre bureau sont utilisés 80% du temps,
  • 80% des principes lus dans un livre de non fiction peuvent être résumés dans 20% des pages total du livre.

Pour construire un diagramme de Pareto sous excel, vous pouvez tester cette méthode du site Manager-Go.

Principe de Pareto
Le principe de Pareto

Le principe de Pareto a également une place importante dans la gestion du temps.

Pensez deux minutes à ce concept transféré à votre gestion quotidienne de votre temps dans la vie professionnelle.

80% du temps que vous passez dans l’entreprise ne produirait que 20% des résultats que vous avez !

Et donc seulement 20% du temps passé à travailler produirait 80% de vos résultats.

Cette loi peut sembler au premier abord injuste : vos résultats ne sont pas proportionnels au temps que vous travaillez. Au lieu de rester sur ce simple état de fait, il faut retourner la règle des 20-80 à votre avantage !

Avoir connaissance de cette loi est en réalité une grande chance. Ce principe va vous aider à vous fixer les bonnes priorités.

Voici un autre exemple pour que vous visualisiez le principe de la loi de paréto.

Au lieu de donner 80 coups de haches sur un tronc de manière hasardeuse, vous donnerez uniquement 20 coups, mais précisément sur un point. Pour le même résultat.

Nous sommes attirés par les tâches sans réelle importance

Avoir l’air occupé dans une entreprise est tellement simple.

Mais attention, avoir l’avoir occupé ne signifie pas être productif.

Travailler sur des tâches importantes, c’est le véritable challenge.

Vous ne voyez pas de quoi je parle ?

Nous sommes en réalité attirés par des tâches simples, qui ne vont pas nous demander beaucoup d’efforts.

Il est par exemple plus simple de passer une heure sur sa boite mail, à faire défiler ses emails, à les lire et relire, à répondre à ses collègues, et à trouver des systèmes de classement toujours plus complexes.

Il est aussi plus facile de peaufiner un powerpoint pendant une heure, au lieu d’ajouter 10 slides pour étoffer le contenu.

Pour mon blog, il me serait beaucoup plus simple de passer 2h à tester un nouveau thème wordpress plutôt qu’à écrire cet article.

Je suis certain que vous avez au moins un collègue expert dans cet art :

Il n’a jamais le temps de temps de vous aider, il court partout, et il se plaint de sa charge de travail. Pourtant, cela vous étonne car vous n’avez pas l’impression qu’il a plus de travail que vous.

La réponse est simple. Il n’a pas plus de travail que vous, mais il passe son temps à brasser de l’air, et à avoir l’air occupé.

Loi de Paréto
Occupé VS Productif

Pour ne pas tomber dans ce travers, utiliser la loi de Pareto pour travailler sur les tâches importantes, et qui décupleront votre efficacité.

Avant de lire la suite, laissez-moi votre email pour que je vous envoie votre accès à la bibliothèque privée du blog. Mon guide sur les lois du temps en PDF vous permettra d’en apprendre d’avantage sur la loi de Pareto de les autres lois du temps.

Comment appliquer la loi de Pareto dans son travail ?

Voici la méthode Pareto détaillée en 6 étapes.

1. Analyser une journée de travail type

La première action à réaliser, c’est de faire son auto critique. Passer au crible une journée de travail type.

Choisissez avec soin cette journée. Il faut qu’elle corresponde à une journée semblable aux autres. Ne prenez donc pas en référence une journée où vous seriez en déplacement, ou une journée où vous auriez plus de réunion que d’habitude.

Utilisez un outil pour mesurer le temps passé sur chaque tâche.

Vous pouvez utiliser un tableau Excel et mesurer votre temps avec votre téléphone.

Le logiciel Toogl a spécialement été créé pour mesurer votre temps. La version gratuite vous aidera relever le temps passé sur chaque type de tâche.

L’idée est d’avoir le portrait robot de votre journée type.

Répondez aux question suivantes : Combien de temps …

  • passez-vous sur les emails ?
  • au téléphone,
  • en réunion,
  • à encadrer votre équipe,
  • sur logiciel, lesquels etc

Ensuite, demandez-vous si le temps passé sur chaque type de tâche a contribué à réaliser les tâches que vous vouliez réaliser dans la journée.

Vous pouvez répéter le processus sur une semaine pour avoir des données encore plus fiable.

Vous saurez exactement combien de temps vous avez consacré aux activité importantes et impactantes, et combien de temps vous avez consacré aux tâches à faible valeur ajoutées.

Vous allez pouvoir ainsi quantifier le temps perdu. Et c’est souvent plus que vous ne le pensez !

2. Appliquez le 20-80 à chaque type de tâche

Quand j’ai réalisé ma propre analyse, je me suis aperçu que je perdai énormément de temps à renseigner des informations dans des notes de calculs, tout ça pour obtenir uniquement quelques pourcentages de précision supplémentaires.

Perte de temps, d’autant que plus je rentre des infos précises, et bien plus je dois les corriger par la suite si j’ai des modifications.

Résultats, j’ai simplifié mes calculs, perdu un peu en précision, ce qui n’avait pas d’importance, et gagné en temps.

Règle de Paréto
Loi de Paréto 20/80

3. Evaluez votre to do list

Maintenant que vous avez conscience de la loi de Pareto, et que vous avez analysé une ou plusieurs journées de travail, vous pouvez évaluer et modifier votre liste de tâches.

Pour chaque tâche notée dans votre to do list, demandez-vous si elle permet réellement de vous faire avancer sur vos objectifs. En d’autres termes, est-elle vraiment utile ?

N’oubliez pas que selon le principe de Pareto, vous devez vous concentrer sur les 20% de tâches qui vous permettront d’avancer de 80%.

La matrice d’Eisenhower est un outil idéal pour vous aider à prioriser vos tâches.

Elles se composent de 4 quadrants, dans lesquels on vient remplir ses tâches selon leur degré d’importance et d’urgence.

matrice eisenhower

Les tâches importantes et urgentes résultent d’une mauvaise planification.

A l’inverse, si vous avez un maximum de tâches importantes mais non urgentes, c’est que vous exploitez bien la loi de Pareto.

Choisissez avec soin les tâches que vous écrivez dans votre to do list.

Ne cédez pas à la tentation de vous laissez guider par les emails qui arrivent dans votre boite, et les demandes de vos collègues.

4. Savoir dire Non

Une fois que vous avez créé votre to do list optimisée, vous devez absolument rester focus dessus.

Et pour ce faire, il est important de comprendre que vous devez rester un maximum sur la route que vous avez tracé.

Lorsqu’un collègue débarque dans votre bureau pour vous demander quelque chose, qu’allez-vous faire ? Bien sûr l’écouter, pour évaluer le degré d’importance et d’urgence de sa demande.

Si la réponse vous demande moins de 2 minutes, répondez lui. Autant répondre, pour revenir à sa tâche ensuite.

Par contre, si vous sentez que vous ne pourrez pas répondre simplement, proposez lui de planifier un RDV, ou une visio, plus tard dans la journée ou dans la semaine.

Il ne faut pas avoir peur de faire la demande. Vos arguments ? Ils sont simples à formuler :

  • vous êtez en train de travailler sur votre projet x, et vous avez un impératif de remise du projet,
  • vous préférez planifier un RDV, de cette façon, vous serez complétement disponible pour lui répondre.

Retenez que dire oui à une demande, c’est renoncer à une autre. C’est donc un risque de ne pas travailler sur vos tâches importantes.

Et que faire si c’est votre patron ?

Il faut bien sûr faire preuve d’encore plus de diplomatie !

Mais vous avez une carte facile à jouer : votre patron vous a demandé de bosser sur le projet x, si maintenant il vous demande de faire autre chose, le projet x ne sera pas prêt à temps.

2 possibilités alors : soit votre responsable décale la remise du projet x pour la mission qu’il souhaite vous confier, soit il l’a confie à une personne plus disponible.

5. Déléguez dès que c’est possible

Si vous encadrez une équipe, le fait de bien comprendre le principe de Pareto va augmenter l’efficacité de votre équipe.

En effet, vous allez pouvoir instaurer ce principe dans toutes les tâches que vous confiez.

Un manager bien organisé comprend quelles sont ces priorités, et quelles sont les tâches qu’il peut déléguer, et choisi la personne l’a plus adaptée.

Le principe de Pareto fonctionne également dans le sens inverse. Repensez à la définition de la loi de Pareto, et posez-vous donc la question suivante :

Quelles sont les 20 % des tâches qui causent 80 % des problèmes à votre équipe ?

Vous pouvez même poser cette question à votre team. Ce genre de question peut faire ressortir des problèmes que vous n’imaginiez même pas.

Maintenant, vous allez trouver une solution pour résoudre ce problème. Cela peut être l »achat d’un nouveau logiciel, ou une modification d’une méthodologie.

Une fois résolu, votre équipe gagnera en efficacité.

6.Redéfinissez votre planning de la semaine

Maintenant que vous avez appliqué la règle de Pareto à vos tâches, prenez un peu de hauteur pour refaire l’exercice au niveau de votre agenda.

Utilisez le timeboxing pour cela : ouvrez votre calendrier pour créer des blocs de temps que vous consacrerez à certaines tâches. Au lieu de planifier une réunion, vous planifiez vos activités.

Planifiez à l’avance les moments de la journée où vous allez travailler en profondeur sur les tâches les plus importantes.

Résumé de la méthode Pareto

Pour augmenter votre productivité en utilisant le principe de Pareto :

  1. Analyser en détail votre journée de travail type,
  2. Applique la régle 20-80 à chaque tâche,
  3. Evaluez votre to do list,
  4. Savoir dire non,
  5. Déléguez pour vous concentrer les 20%,
  6. Redéfinir votre planing de la semaine.

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