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Gérer son Temps

Comment la méthode Pomodoro m’a fait gagner 1 heure par jour

Repensez à votre journée de travail. Combien de fois avez vous été dérangé ?

Une dizaine de fois je suppose, voir plus.

Emails, téléphone pro, perso, notifications, collègues, boss, etc

Se concentrer plus de quelques minutes d’affilées dans une journée devient de plus en plus difficile !

  • Vous essayez de faire plusieurs choses en même temps ?
  • Vous commencez plusieurs tâches mais n’en terminez aucune ?
  • A la fin de la journée, vous avez l’impression d’avoir couru partout, sans toutefois faire ce que vous aviez prévu ?

Si vous avez répondu oui, alors vous avez besoin d’un système pour rester focus sur ce qui est important.

La méthode Pomodoro peut devenir une solution à vos problèmes !

C’est une méthode de gestion du temps ludique qui vous permet de vous concentrer sur une seule tâche à la fois, et sur une durée limitée de 25 minutes.

Technique du Pomodoro pour mieux s’organiser.

Le principe de la technique du Pomodoro

Le concept vient de l’italien Francesco Cirrilo. Dans les années 80 (oui ça ne date pas d’hier !), il utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate pour l’aider à se concentrer.

Ces différentes expérimentations lui ont permis de se rendre compte que la durée idéale était de 25 minutes !

Sa méthode repose sur un cycle de 4 étapes qui se répètent :

  • Choisissez une tâche,
  • Mettez le minuteur sur 25 minutes, et commencer à travailler,
  • Au bout de 25 minutes, marquez une croix sur un cahier, et accordez vous 5 minutes de pause,
  • recommencez le cycle encore 3 fois,
  • au bout de 4 pomodori, accordez vous 15 minutes de pause.

Imaginez si vous l’avez réalisé dès 9 h du matin, dans quel état d’esprit vous serez pour la suite de la journée !

Le plan d’action pour bien utiliser la méthode Pomodoro

Choisir une tâche pour les 25 prochaines minutes

L’avantage de cette méthode est de vous obliger à travailler sur une seule tâche. N’essayez pas d’en faire plusieurs à la fois. Le multitasking ne vous fera pas gagner du temps.

Et commencez par la plus difficile ! En effet, c’est le matin qu’on a le plus d’énergie. Quand vous démarrez votre journée, vous n’avez pas encore eu d’urgences, ou d’imprévus. Vous pouvez donc rester focus sur une seule tâche.

L’idée de sa méthode est de se concentrer sur une seule tâche, et non plusieurs à la fois. Commencez donc la journée par noter les 3 tâches la plus importantes que vous devez accomplir aujourd’hui.

Mettez de côté les distractions

Mettez en marche votre minuteur sur 25 minutes. Vous pouvez utiliser un vrai minuteur, votre téléphone portable, une application ou un site web. Bien sûr, une sonnerie devra retentir au bout de 25 minutes.

Isolez vous de toutes distractions. Fermez la porte de votre bureau, ou mettez un casque, avec ou sans musique. Fermez votre boite mail, mettez votre téléphone en silencieux.

Même si des distractions arrivent dans le temps imparti, vous devez les traiter plus tard.

Le téléphone sonne ? Demandez à ce qu’on vous rappelle plus tard. Mieux encore, c’est vous qui définissez le moment qui vous intéresse.

Un collègue surgit dans votre bureau, demandez lui de revenir plus tard. Je vous conseille même de dire à vos collègues sur quoi vous allez travailler, histoire qu’ils comprennent sur que vous avez besoin de rester concentrer.

Au bout des 25 minutes, si vous avez réussi la tâche, marquez votre feuille d’une croix. Cela signifie que vous avez réussi à travailler 25 minutes sans passer sur autre chose !

Accordez vous une pause de 5 minutes

Prenez une vrai pause, n’en profitez pas pour ranger vos mails. Avant même de démarrer, vous pouvez imaginer quelle récompense vous aurez au bout des 25 minutes, histoire de vous motiver.

Vous pouvez vous lever pour vous aérer, boire un café, discuter avec vos collègues, passer un coup de téléphone perso, allez sur Instagram, etc. L’idée est de vous déconnecter de votre travail, pour mieux repartir.

Au bout de 4 pomodori accompli, vous avez droit à une pause plus longue de 15 minutes. En effet, après une heure de travail consécutive, la concentration est tellement diminué qu’on perd en productivité. Mieux vaut une grande pause pour pour recharger ses batteries.

Comment j’utilise la technique du Pomodoro

Je pratique cette méthode depuis plusieurs années.

Et je peux vous dire que ce n’est pas aussi simple qu’il n’y paraît !

En effet, il est très facile de se laisser perturber par un mail qui vient d’arriver, par un coup de téléphone, ou par un collègue. Et 25 minutes, cela passe très vite. Il m’arrivait donc de ne pas avoir fait ce que je voulais pendant les 25 minutes.

La méthode est une loupe qui permet de se rendre compte qu’on est tout le temps dérangé dans une journée ! Une fois cet état de fait compris, on met naturellement en place des barrières : casque, fermer la boite mail, téléphone en vibreur, etc.

Je vous conseille d’expliquer cette méthode à 1 ou plusieurs de vos collègues. Proposez leurs d’essayer la technique toute une journée. Et comptez les points à la fin.

Se comparer aux autres peut être très stimulant. Vous allez donner votre maximum pour réussir. Vous allez essayer de vous concentrer au maximum pour réussir.

Vous vous demandez peut être dans quels cas utiliser la méthode ?

Je vous rassure, je ne l’utilise pas toute la journée, mais dans deux cas :

  • pour des tâches de routine journalière, comme répondre à mes mails, ou bien passez mes coups de fils. Je me bloque 25 mn, et je réalise l’une ou l’autre de ces tâches. Me fixer une limite de temps me permet d’être efficace.
  • Pour une grande tâche, difficile à réaliser, une note de calculs par exemple. Suivant ce que j’ai à faire, il est possible que je doive passer 3h dessus pour réussir. Découper le travail en 7 pomodori me permet de démarrer plus facilement.

Ensuite, pour chaque série de 4 pomodori, je m’imagine à l’avance ma récompense. Par exemple, aller discuter avec mes collègues du week end à venir. Ou bien réfléchir dans quel dessert je vais manger à midi. Bosser pour une récompense est beaucoup plus stimulant, notre cerveau fonctionne ainsi !

Les applications smartphone de Pomodoro

Vous cherchez un timer Pomodoro ? Plusieurs choix s’offrent à vous. Vous pouvez simplement mettre en marche le timer de votre téléphone, et le régler su 25 mn.

Vous pouvez aussi utiliser des pomodoro en ligne, comme par exemple Tomato Timer. Il est possible de lancer le chrono pour un pomodoro, une pause, ou un grand break. Vous avez même la possibilité de créer votre To Do List.

Mais je vous recommande plutôt d’utiliser votre smartphone car vous l’avez toujours sur vous, et il y a un hack derrière ce conseil !

Je vous en recommande 3 applications timer Pomodoro gratuites, selon vos préférences. Je vous les présente de la plus minimaliste à la plus drôle.

applications pomodoro
Les applications Pomodoro

BeFocused

Cette application permet de créer une To Do List, et d’assigner ces pomodori à la tâche effectuée. L’application est minimaliste dans son design. Vous avez accès à toutes vos statistiques, parfait pour vous rendre compte de votre progression.

Plantie

J’aime beaucoup Plantie. Voici le hack de ce timer Pomodoro.

Une fois le minuteur en route, si vous reprenez votre téléphone, pour aller sur une autre application, alors le minuteur s’arrête, et votre timer reprend à 25 minutes !

Assez logique finalement. Vous avez malgré tout la possibilité de vous autoriser 30 secondes sur une autre application, avant de retourner sur Plantie

Beaucoup plus ludique, elle vous permet de suivre votre évolution. Plus vous enchaînez les pomodori, plus vous faites poussez des arbres. L’application a recours à la gamification. Elle reprends des mécaniques emprunté au jeu vidéo, comme un système de badge.

Eggzy

Autre application, ou jeu, à vous de voir : Eggzy. Ici, le système pour vous obliger à rester concentrer sur une seule tâche est encore plus diabolique. Quand le chrono démarre, l’application vous demande de retourner le téléphone !

Vous n’avez donc plus accès à l’écran. Et dès que vous êtes tenté d’utiliser votre smartphone, le chrono s’arrête ! Vous avez donc 10 secondes pour le retourner, au risque de perdre votre pomodoro !

Plus vous réussissez, plus vous faites éclore des oeufs. Comme je vous en parlais plus haut, demandez à vos amis de télécharger l’application, être le meilleur vous stimulera.

Dans mon cas personnel, j’aime bien utiliser Plantie et Eggsy. Pourquoi 2 ? Je me sert de Plantie dans le cadre de mon travail. Et Eggzy quand je travaille sur ce blog. Celà me permet de bien cloisonner ces deux activités.

5 techniques de productivité cachées dans la méthode Pomodoro

Sous ces airs de concepts simplistes, la méthode du Pomodoro cumule en fait plein de techniques de productivité. Les voici.

1 tâche à la fois

Se concentrer sur une seule tâche est beaucoup pertinent et efficace que vouloir faire tout en même temps.

Time boxing

Cela consiste à se fixer une durée limitée pour travailler sur une tâche. La technique du Pomodoro est une méthode de timeboxing. Le plus simple est de réserver des créneaux horaires par type de tâches.

Par exemple, décider de faire une session de réponses à des emails à 11h, et notez le dans votre agenda.

Diviser un projet en plusieurs plus petits

Scinder un projet volumineux en tâches plus petites nous aide à identifier facilement la prochaine étape et à organiser votre travail.

Reposer le cerveau

S’obliger à faire une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes permet d’oxygéner votre cerveau.

La loi de Parkinson

Le travail s’étale de façon à occuper tout le temps disponible pour son achèvement.

Autrement dit, si je vous donne 1 mois pour écrire votre rapport, vous allez mettre 1 mois. Si je vous donne 2 semaines, vous allez devoir être créatif pour trouver les solutions permettant de faire la même tâche en 2 semaines.

Comment la méthode du Pomodoro va améliorer votre productivité ?

Vous vous souvenez de la promesse de l’article ? Gagner une heure par jour, rien que ça. Je ne vous demande pas de me croire sur parole, mais plutôt de tester la méthode sur plusieurs semaines.

1 h par jour, celà correspond à 2 pomodori. Et vous allez vous rendre compte qu’après plusieurs semaines de pratiques, vous allez réussir plus de pomodori qu’au début.

Cette méthode va naturellement vous faire progresser sur les points suivants.

Estimer le temps de réalisation d’une tâche.

Pas évident n’est ce pas ? Le cœur de mon métier est d’estimer des temps d’études pour chaque chantier, et surtout de ne pas dépasser à la fin.

En utilisant cette méthode, premièrement vous allez vos poser des questions.

Combien de temps me faut-il ? Comment améliorer ce temps pour la prochaine fois ?

Au fur et à mesure, vous allez vous constituer des modèles. Par exemple, pour réaliser un article de blog, j’ai besoin de 5 pomodori.

Devenir plus rapide

A force de pratique, vous arriverez mieux à vous concentrer, et donc à être productif. Un travail qui vous demandait 3 pomodori, finira par vous en prendre seulement 2.

Déterminer le moment de la journée où vous êtes le plus productif

Avec les applications qui permettent au final de mesurer votre performance, vous allez pouvoir déterminer à quel moment de la journée vous êtes le plus productif.

En général, c’est le matin. Mais certains écrivains écrivent plus facilement en soirée par exemple.

Ainsi, en travaillant sur vos moments de journées où vous êtes le plus productif, vous allez améliorer votre rendement sans travailler plus longtemps.

Redéfinir ses priorités

A la fin de la journée, analyser sur quoi vous avez travaillé. Vous prendrez peut être conscience que vous avez passé beaucoup de temps sur des tâches non essentielles.

En vous recentrant sur ce qui compte réellement, l’impact sur le long terme sera très important.

La méthode Pomodoro en 5 points clés

Pour terminer, voici un récapitulatif de la méthode, avec quelques conseils :

  • Choisissez la tâche la plus importante de la journée, et découpez la en sous tâches de 25 minutes,
  • Éloignez toutes les distractions, et lancer le chrono,
  • Restez concentré, dans votre bulle, pendant 25 minutes,
  • Une fois cette séquence terminé, prenez 5 minutes de pause.
  • Recommencez 3 pomodori pour bénéficier de 25 minutes de repos !

J’espère vous avoir fait comprendre l’intérêt de cette méthode.

Dites moi en commentaire si vous la méthode Pomodoro vous a fait gagner du temps !

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