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Batching : 5 étapes pour travailler plus efficacement

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Batching VS Multitâches

Prenez votre téléphone. Et regardez le nombre d’applications et de pages web ouvertes.

Est-ce que vous dépassez les 10, voir les 20 ? Si oui, alors vous êtes en mode multitâches !

Vous passez d’une appli à l’autre, d’un site à un autre en zappant, tout comme vous le feriez avec la télécommande de la télé. Mais, en agissant ainsi, vous n’êtes pas productif.

La multitâche, c’est passer d’une tâche à l’autre extrêmement vite. Comme quand vous faites scroller votre fil d’actu Instagram. Le batching, donc je vais vous parler dans cet article, c’est tout le contraire.

Le multitâche a longtemps fait rêver. Nous pensions que travailler comme le font les ordinateurs nous rendrait plus productif.

Mais nombre d’études ont démontré le contraire !

Voici une étude parue dans le New York Time qui a été menée sur des salariés de Microsoft.

Après avoir répondu à un mail ou à un message instantané, ils ont voulu mesurer le temps qu’ils leur fallaient pour revenir à leurs tâches, comme par exemple la rédaction d’un article.

A votre avis ? 5 mn ? 10 mn ? Non, en moyenne les salariés avaient besoin de 15 minutes pour reprendre leur travail avec le même niveau d’intensité.

Conclusion : vous pensez gagner du temps en répondant rapidement à un texto que vous venez de recevoir, et bien en réalité, vous avez perdu un quart d’heure !

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Vous aussi, vous travaillez comme ça ?

Il est temps d’explorer d’autres pistes.

Le batching : en quoi ça consiste ?

Le batching, vous le pratiquez déjà !

Pour comprendre cette méthode de travail, le plus simple est de faire une analogie.

A la fin d’une journée de travail, vous vous changez et mettez dans la panière vos habits de la journée. Vous ne lancez pas une machine juste pour ces vêtements, n’est-ce pas ? Vous accumulez du linge dans la panière. Puis une fois remplie, vous lancez une machine.

Voilà, sans vous en rendre compte, vous pratiquez le batching !

La batching, popularisé par Tim Ferriss

Dans son livre La semaine de 4h (si vous ne l’avez pas encore lu, il n’est jamais trop tard !), Tim Ferriss dédie plusieurs chapitres à la productivité. Il attache une grande importance à parfaitement son temps, d’autant plus qu’il est entrepreneur.

Dans son livre, lorsqu’il parle de la méthode de travailler par lot (batching en anglais), il explique :

“Ce qui consomme du temps : groupez et ne faiblissez pas.”

Tim Ferriss

S’il n’a sans doute pas inventé le concept, son livre a largement participé à diffuser cette méthode de travail.

L’idée du batching, c’est de se concentrer (voici 10 techniques efficaces pour mieux vous concentrer) sur un groupe de tâches similaires, pendant une période de temps, fixé à l’avance si possible, et surtout sans interruption.

Avant de repartir, n’oubliez pas de récupérer votre accès à la bibliothèque privée :

Le plus simple pour que vous imaginiez si vous pouvez travailler de cette façon, c’est de vous donner des exemples.

6 exemples de mise en lot

Voici quelques exemples de mise en lot.

Les mails : c’est sans doute le plus simple à mettre en place, et peut-être le plus impactant pour vous. Voici ce que je vous propose de tester maintenant :

  • Vous ouvrez votre boîte de réception uniquement 3 fois par jour, pendant 25 minutes à chaque fois
  • À 11h, vous lisez vos derniers mails. Vous répondez à ceux qui prennent moins de 2 minutes, vous supprimez les inutiles, vous classez ceux que vous souhaitez garder, et vous cliquez sur le drapeau important dans Outlook pour répondre plus tard.
  • À 15 h : vous répétez le même processus.
  • À 17 h : vous reprenez la liste des mails qui nécessitent une réponse, et vous répondez.

Vos envois postaux : si les délais le permettent, préparez et envoyez vos courriers une seule fois dans la semaine.

Les publications sur les réseaux sociaux : Encore un parfait exemple de tâches qu’il est aisé de batcher pour devenir plus efficace.

programmer réseaux sociaux
Comment améliorer sa productivité sur les réseaux sociaux ?

Vous pouvez par exemple : créer 5 visuels sur un logiciel, puis écrire 5 notes sur un autre logiciel, et enfin programmer l’envoi de ces 5 postes. Au lieu de passer d’un logiciel à l’autre sans cesse, et sur plusieurs jours, il est plus pertinent de choisir un jour, et de tout enchaîner, mais outil par outil.

Vos courses : Je pense que vous avez bien compris l’idée ! Au lieu de sortir 5 fois de chez vous (avec le risque Covid !), et bien préférez faire des grosses courses une seule fois dans la semaine.

Payer vos factures : Rassemblez toutes vos factures dans une bannette pendant la semaine, et le vendredi prenez 1h pour faire vos règlements.

Cuisiner pour la semaine : Au moment où j’écris ces lignes, les restaurants n’ont pas ouvert. Certains d’entre vous préparent leur repas du midi la veille. Vous pourriez tester de réaliser vos 5 repas de la semaine le dimanche soir par exemple.

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Maintenant que vous avez saisi le concept, je vais vous expliquer pourquoi cette méthode d’organisation est si pertinente.

Pourquoi ça marche ?

Le temps de préparation est globalisé

Pensez à un youtubeur par exemple.

travailler avec le batching
Le batching, ça marche aussi pour les youtubeurs !

Avant même de se filmer, il a déjà tout un travail de préparation à effectuer. Il doit mettre en place son décor, positionner sa caméra et la régler, tester son micro, se mettre dans une certaine tenue sans doute.

Puis enfin filmer.

Il a donc tout intérêt à réaliser un maximum de vidéos une fois que le matériel est prêt. Pas seulement une, mais plusieurs, qu’il aura écrites à l’avance. Pour peu qu’elles doivent se tourner au même endroit bien sûr.

Il en va de même pour le montage. Il est plus intéressant d’enchaîner les montages.

En travaillant par lot, vous réduisez au maximum les coûts d’installation. Tim Ferriss parle également de mise en chauffe.

Vous pouvez regarder cette vidéo d’André Dubois qui explique concrètement comment il travaille en lot pour créer tous ces contenus.

Vous ne perdez pas de temps

Avez-vous déjà réalisé combien il est délicat de passer d’une tâche à une autre ?

Par exemple, vous êtes en train de rédiger un compte rendu de réunion. Vous devez donc faire appel à vos souvenirs, relire vos notes sans doute parfois mal prises, et donc faire un certain effort de concentration.

Et tout d’un coup, Bernard de la compta frappe et rentre sans même attendre vos réponses !

Vous vous sentez obligé de lui répondre, et 20 minutes passent…

Au moment de reprendre votre travail, impossible de retrouver l’endroit où vous avez stoppé votre travail.

“Pour chaque minute consacrée à l’organisation, une heure est gagnée.”

Benjamin Franklin

Vous devenez plus rapide

Vous avez déjà entendu parler du flow, cet état qui vous permet de travailler très vite, au niveau maximum de votre concentration, et sans voir le temps passé ?

Et puis, travaillez sur un même type de tâches vous aidera à rentrer dans cet état.

Dans une étude de l’Université de Californie à Irvine, des chercheurs ont observé des travailleurs au travail, étudiant leur productivité. Voici ce que la responsable de l’étude, Gloria Mark, a déclaré à Fast Company des résultats:

Vous devez complètement changer votre façon de penser, cela vous prend un certain temps pour y entrer et il vous faut un certain temps pour revenir et vous rappeler où vous étiez… Nous avons constaté qu’environ 82% de tout le travail interrompu est repris le même jour. Mais voici la mauvaise nouvelle: il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour revenir à la tâche.

La stratégie en 5 étapes pour travailler en batching

Il est temps pour vous de vous mettre au travail pour trouver un processus qui vous permettra de travailler par lot.

1] Que pouvez-vous batcher ?

Pour répondre à cette question, vous devez déjà avoir une idée claire des tâches que vous réalisez dans une journée type. Alors prenez une feuille et un stylo, ou ouvrez un Google Sheets (mes astuces ici).

  • Notez les différentes tâches l’une après l’autre, sans vous soucier de l’ordre,
  • Décomposez chacune de ces tâches, pour bien identifier chaque étape de travail,
  • Indiquer le temps que vous passez en moyenne sur ce type de tâches,
  • Préciser sur quel logiciel vous travaillez, et le lieu,
  • Enfin, notez de 1 à 10 l’effort intellectuel ou créatif que vous devez fournir pour chaque tâche.

Une fois votre tableau réalisé, vous pouvez identifier les tâches que vous pouvez réaliser en série.

Je vous conseille de regrouper les tâches qui vous prennent beaucoup de temps dans la semaine, et pour lesquels vous utilisez le même logiciel, au même endroit, et qui sont peu gourmandes en efforts.

De ma propre expérience, il n’est pas pertinent de tout batcher, et c’est même contreproductif !

Dans le cadre de mon travail, je réalise par exemple des notes de calculs sur des tableaux Excel.

Je pourrai tester de toutes les faire d’affilée. Mais le souci est que je travaille sur plusieurs chantiers très différents. L’effort intellectuel pour faire ces notes de calculs étant élevé, il n’est pas intéressant que j’essaie de regrouper ces notes de calculs.

2]Créer des blocs de temps

Le meilleur moyen de réaliser quelque chose, c’est encore de le noter dans votre calendrier.

Si vous êtes team papier, notez dans votre agenda des moments bien défini pour chaque lot de tâches.

Si vous êtes team digital, alors vous pouvez par exemple utiliser simplement outlook ou google agenda et bloquer du temps de cette façon. Utiliser également des couleurs sur vos blocs de temps pour bien les différencier. Et n’oubliez pas de vous mettre des rappels.

On appelle cette méthode le Time Blocking (voici un article d’Orga Milena sur le sujet). C’est le fait de séprarer votre temps en diverses activités, prévues à l’avance.

Par exemple, de 8h à 10h, vous travailler sur le projet 1. Puis de 10h à 12h sur un autre. Et enfin, l’après midi, vous enchainez les réunions.

Une bonne pratique est donc de cumuler ces deux méthodes : batching et time blocking.

3] Supprimez les distractions

Pour réussir à travailler par lots, vous devez supprimer autant que possible vos distractions.

Commencez par désactiver vos notifications, fermez votre boite mail, mettez-vous en mode avion si vous le pouvez ! N’oubliez pas de vous mettre dans un environnement qui ne vous tentera pas de faire autre chose.

Par exemple, si je dois m’occuper de ma paperasse, et bien je ne vais pas le faire dans mon salon, où je vois en permanence la télé et ma manette de Playstation !

comment se concentrer
Travaillez de manière zen

4] Utilisez la méthode Pomodoro

Pour travailler avec la méthode Pomodoro, un simple timer peut vous suffire, comme celui de votre téléphone par exemple.

Le but de cette technique, c’est de travailler à fond sur une seule tâche à la fois, pendant 25 minutes. Au bout de ce temps (on appelle ça 1 pomodoro), prenez 5 minutes de pause. Répétez ce processus encore 3 fois, puis prenez une plus grande pause.

L’idée, c’est de rester concentrer au moins 25 minutes sans être dérangé par un voleur de temps. Qui sont-ils ? Je vous renvoie vers mon article sur les voleurs de temps.

Avec cette méthode, vous pouvez donc travailler sur plusieurs lots de la sorte, en fonction des durées que vous souhaitez allouer :

  • Répondre à mes mails : 1 pomodoro
  • Régler mes factures : 2 pomodori
  • Passer 3 coups de téphone : 1 pomodoro

5] Planifiez sur 90 jours

Vous savez maintenant que vous avez beaucoup plus de chance de réaliser une tâche si elle est planifiée dans votre agenda.

Le truc, c’est de ne pas se limiter à une semaine, mais plutôt de bloquer un maximum de tâches dans les 3 mois à venir.

90 jours, c’est la durée idéale pour réévaluer vos objectifs. 1 mois, c’est trop court pour voir une évolution de vos objectifs. Et en 6 mois, vous pouvez avoir beaucoup dériver de vos objectifs, et il est dommage de vous en rendre compte tardivement.

Récap de la méthode pour utiliser le batching

Nous arrivons à la fin de l’article. Avant de vous récapituler comment bien utiliser la méthode, je compte sur vous pour partager l’article et noter 5 étoiles s’il vous a plu !

Comment travailler en mode batching (mise en lot) ?

  1. Identifier ce que vous pouvez mettre en lot :

    Les tâches que vous réalisez souvent, au même endroit, sur le même logiciel.

  2. Créer des blocs de temps (time blocking)

    Prenez un agenda en ligne ou papier et bloquer des plages horaires.

  3. Supprimez les distractions !

    Passez en mode ermite.

  4. Utilisez la méthode Pomodoro

    Elle vous aidera à rester concentrer.

  5. Planifiez sur 90 jours.

    Pour que vous expérience se prolonge sur la durée.

Un dernier conseil pour la route, planifiez également vos moments de détente ! Je ne connais rien de mieux pour garder la motivation et éviter de procrastiner !

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