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Google Docs : les astuces pour bien l’utiliser (+4 autres logiciels)

Si vous vous intéressez à la productivité, sans doute, vous aimez tester les dernières applications de productivité à la mode.

C’est le fameux syndrome de l’objet brillant 🌞.

A peine, vous avez essayé quelques jours une application de To Do liste 📝 que vous changez pour une autre.

J’utilise depuis quelques temps la suite de logiciels de Google. Et j’en suis tellement satisfait que je voulais vous partager mes appréciations (si Google ne référence pas bien mon article, je ne comprends plus rien !).

Pour les particuliers, la suite de logiciels est gratuite. Pour les entreprises, les logiciels sont réunis dans Google Workspace.

Voici donc mon top 5 des applications Google gratuites pour vous aider dans votre job et votre quotidien.

1] Google Docs

Google Docs a été d’une aide incroyable dans l’organisation de mon mariage !

Non, c’est n’est pas une blague. 😊

La firme américaine de la Silicon Valley connaissait le planning de mon mariage à la minute près !

Les points fort de Google Docs

Travaillez sur cette plateforme offre plusieurs avantages.

google doc sheet slide

La sauvegarde est automatique, dans le cloud, et votre fichier est en permanence sauvegardée ! C’est bien simple, vous ne perdrez plus aucun fichier !

Les documents sont stockés en ligne dans l’espace de stockage de Google Drive.

J’en profite pour préciser qu’avec Google Drive, vous avez 15 giga de stockage, où sont stockés tous vos fichiers Google : ceux de la suite bureautique, vos emails Gmail, ou tout autre fichier que vous importez.

Il existe des dizaines de modèles pour ne pas vous casser la tête avec la mise en forme : CV, note de cours, recette de cuisine, note de réunion, etc.

Il vous est possible d’importer un bon vieux fichier Word sur Google Docs.

Vous pouvez partager votre documents à plusieurs personnes, qui peuvent également modifier le texte.

C’est ainsi que l’on s’est retrouvé en viso avec notre photographe à discuter du planning, et à modifier en même temps le document. Incroyablement pratique.

La jour du mariage, si je voulais vérifier des choses, il me suffisait de regarder sur mon application Google Docs, dispo sur Android et Apple !

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Vous avez accès à tout l’historique, pour savoir quand et qui a fait les modifications.

Enfin, vous avez accès à un store, qui vous permet d’ajouter des fonctions à l’infini… comme par exemple possibilité de pouvoir écrire des équations complexe avec MathType par exemple.

Les meilleurs astuces pour mieux utiliser Google Docs

Je vous ai dit que Google Docs enregistrait en permanence, mais sachez que vous pouvez retrouver plusieurs anciennes versions.

Très pratique si votre collègue a fait des modifications que vous n’approuvez pas !

Pour retrouver toutes les versions, il faut aller dans : Fichier / Historique des versions / Afficher l’historique des versions.

Si vous en avez assez de taper au clavier, vous pouvez lancer la saisie vocal avec Ctrl + Maj + S ou en vous rendant dans Outils / Saisie Vocale.

Il existe un mode hors connexion, pour travailler sur votre document même sans internet !

Il existe 3 modes différents :

  • édition : pour écrire,
  • suggestions : dans le cas d’un article participatif, d’autres personnes peuvent faire des commentaires, sans rien modifier à votre texte,
  • affichage : pour relire votre document

Vous voulez connaitre le nombre de mots de votre document ? Il suffit d’appuyer sur Ctrl+Maj+C !

Dernière astuce, vous pouvez lancer une recherche Google sans quitter Google docs, en utiliser Explorer, l’icone en bas à droite.

2] Google Sheets, un tableur performant

Google Sheets est l’équivalent d’Excel, en moins puissant, mais gratuit.

Avec Google Sheets, il est très facile de pouvoir partager un fichier, pour le modifier à plusieurs. Vous avez aussi la possibilité de ne pas permettre la modification de certaines cellules sensibles.

Avec l’IA de Google, il n’a jamais été aussi simple de créer des graphiques de manière automatique à partir de vos données. Il faut utiliser la fonction Explorer, en bas à droite de l’écran.

Enfin, comme dans Google Docs, il existe des modèles comme planification de mariage, de voyage, des listes de tâches, des planning, etc.

Si vous avez envie de créer un tableau Eisenhower, Google Sheets fera parfaitement l’affaire.

3] Gmail : l’outil pour gérer vos mails

7 bonnes raisons d’utiliser Gmail

Je pense que tout le monde connait Gmail, mais j’en parle quand même tellement j’adore.

Ce que j’aime, c’est le pré filtrage que fait Gmail. Vous avez trois sous boites en réalité :

  • Principale,
  • Réseaux sociaux : tous les mails que Facebook envoie atterrissent ici par exemple,
  • Promotions : toutes les newsletters arrivent ici, dont la mienne sans doute 😓

Ensuite, Gmail est accessible partout et tout le temps, et tout se synchronise.

Vous pouvez organiser vos mails très simplement, par dossier, vous pouvez choisir des couleurs, utiliser des filtres pour les classer automatiquement.

Google vous offre 15 Giga de stockage, vous avez le temps de voir avant de faire du tri lol.

Il existe une fonction mettre en attente que je trouve très intéressante. Un mail arrive, vous voulez prendre le temps de le lire et répondre. Mais ce n’est pas le moment, et vous avez peur d’oublier ce mail, perdu dans un flow de mails. Vous pouvez donc demander à Gmail de vous reproposer le mail à une date ultérieure, et à une heure choisie ! Très efficace.

Vous avez la possibilité d’annuler un envoi, jusqu’à 30 secondes après avoir appuyé sur le fatidique bouton Envoyer.

Vous pouvez créer une réponse automatique. Très pratique pour vos clients par exemple.

Enfin, vous avez la possibilité d’ajouter des modules complémentaires dans Gmail (cliiquez sur le + dans la colonne de droite) comme Asana, Zapier, Slack, Zoom, Trello.

Google Task, une To Do liste ultra simplifiée

Google Task est intégré à Gmail, et se trouve sur le volet droit. Il vous permet de créer des listes de tâches et de sous tâches.

Vous pouvez définir une date limite pour chacune de vos tâche et mettre un rappel.

4] Google Agenda, pour ne plus oublier vos rendez vous

Ma femme vient de changer son téléphone, et bien sûr j’étais de corvée pour faire le transfert des données de l’ancien vers le nouveau téléphone…

J’ai sauvé 80 % des donnés, mais pas 100%. Je n’ai peut être pas assez persévéré, mais j’ai bloqué sur son agenda et sur ces notes.

Donc pour palier à ce problème au prochain changement, je lui ai installé Google Agenda 🗓️, et Google Keep pour les notes que l’on verra après.

google agenda

Comme tous les logiciels Google, tout se synchronise automatiquement.

Je ne sais pas si vous le savez mais Google Agenda communique avec Gmail : il est capable de lire vos billets d’avion par exemple, pour les noter automatiquement dans l’agenda. Flippant, mais terriblement efficace.

Pour bien utiliser votre agenda et planifier vos journées, n’oubliez pas d’utiliser les lois du temps.

5] Google Keep, le bloc note

Google Keep, un logiciel de bloc note, c’est mon Evernote version simplifiée.

Dans mon nouveau job, j’essaie de me passer à 100% de mon bon vieux cahier A4. J’en ai plus qu’assez de ne jamais retrouvé où j’ai écrit quelque chose, et de parfois ne plus arriver à me relire…

J’utilise donc Google Keep. Vous pouvez créer des notes, afficher des photos, écrire de façon manuscrite, mette des liens, et faire des listes façon To Do.

Vous avez aussi la possibilité de vous créer des tâches avec dates limites, et rappel.

gogole keep

Vous l’aurez compris, je recommande chaudement cette suite de logiciels Google, entièrement gratuite et toujours accessible sur Google Drive.

Dites moi en commentaires si vous les utilisez tous, et si vous avez aimez, partagez, et notez 5 étoiles !

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