17 lois du temps pour gagner en efficacité au travail

Les lois du temps forment les bases de la gestion du temps. Elles ont été théorisées par des passionnés du temps. De ces lois découlent tous les principes de productivité. La première fois que j’en ai entendu parler, j’étais assez sceptique. Elles n’étaient pas aussi connues qu’aujourd’hui. Le net ne regorgeait pas d’articles sur elles. Nous étions en 2010. J’avais pris quelques années auparavant un nouveau poste, celui de responsable bureaux d’études. Et j’avais réellement besoin d’apprendre à m’organiser pour m’en sortir.

C’est dans le livre La semaine de 4 heures de Tim Ferriss que j’ai entendu parler de ce que je considère comme les 2 lois les plus importantes : la loi de Pareto et celle de Parkinson. Tim Ferriss expliquait dans son livre comment il avait réinventé sa société de compléments nutritionnels en s’appuyant sur la loi de Pareto. Les lois du temps ont révolutionné ma vision de la gestion du temps.

En sortant de mon école d’ingénieurs, je pensais simplement qu’il suffirait que je travaille dur et tard pour m’en sortir comme je l’avais toujours fait. Mais le monde du travail n’est pas le monde étudiant, la rentabilité de l’entreprise rentre en jeu. Être performant, c’est devenir rentable pour son entreprise. Il me fallait donc réinventer ma façon de travailler.Ils ont tout donné pour vous apporter les clés qui vous permettront de retrouver votre efficacité.

L’impact des lois du temps

Pour comprendre comment optimiser chaque journée et éviter les pièges courants, il est utile d’étudier ces lois du temps et de les appliquer progressivement.

En 2012, nous travaillions dans la même entreprise de climatisation. Un collègue venait de prendre de nouvelles responsabilités et un chantier important lui était confié. Il s’est entièrement donné pour réussir, travaillant au-delà de 50 heures par semaine. Malgré cela, le chantier a connu des difficultés et a entraîné des pertes pour l’entreprise. Avec le recul, ce n’était pas le manque de temps mais une mauvaise gestion du temps qui était en cause. Ce collaborateur attaquait 10 sujets dans la journée sans réussir à en mener un à bien, sans pauses et sans priorisation claire.

Il finissait par perdre de vue l’objectif et par accumuler les tâches non essentielles. Il a été licencié par la suite. Son histoire nous a marqués et m’a poussé à optimiser mes journées pour éviter le burn-out. Aujourd’hui encore, ces lois du temps m’aident au quotidien afin de ne pas reproduire ce genre de situation.

Vous l’aurez compris, la gestion du temps est primordiale. Il faut connaître et comprendre les lois du temps pour travailler efficacement.

Je ne vais pas vous présenter 17 lois du temps sans lien entre elles. Considérez-les comme le fil conducteur de votre journée et le socle d’une journée productive.

Les 6 lois du temps les plus efficaces à retenir d’abord

1. La loi de Douglas pour garder son bureau rangé

L’idée centrale est simple: plus on a de place, plus les affaires s’étalent. Le désordre peut coûter cher en temps et en énergie, surtout lorsque l’on manipule des plans et des documents volumineux. Il faut donc privilégier un espace de travail clair et organisé.

Pour faciliter l’organisation, on peut utiliser des outils et des méthodes simples. Par exemple, des solutions qui aident à regrouper les icônes et les fichiers, comme sur les smartphones, et une approche structurée pour les espaces de travail physiques et virtuels. Il existe aussi des ouvrages qui expliquent comment réduire le superflu et gagner en productivité.

Maintenant que le bureau est bien rangé grâce à la logique d’une de ces lois du temps qui est la loi de Douglas, il est naturel de se demander sur quoi travailler ensuite. C’est ici que s’applique une autre loi essentielle : Pareto.

2. La loi de Pareto pour se concentrer sur l’essentiel

Vilfredo Pareto, économiste et sociologue, est à l’origine d’un principe devenu largement universel : 80% des résultats proviennent de 20% des efforts. Cette idée s’applique dans de nombreux domaines, comme les ventes, les stocks, la gestion des équipes et même le niveau de bonheur associé à nos activités.

Dans le contexte professionnel, on peut considérer que 80% des résultats proviennent de 20% du temps passé, ce qui invite à identifier les tâches à forte valeur ajoutée et à éliminer ou déléguer le reste. L’application pratique consiste à passer en revue les types de documents et tâches et à se concentrer sur l’essentiel, tout en déléguant ce qui ne l’est pas.

Pour approfondir, le principe 80/20 est largement évoqué dans les ouvrages dédiés à la gestion et à l’optimisation des performances au travail. Une fois les priorités fixées, il faut planifier tout en tenant compte des imprévus.

3. La loi de Murphy pour anticiper le pire

Edward Murphy, ingénieur aérospatial américain, est à l’origine d’une formulation devenue culte: tout ce qui peut mal tourner, va mal tourner. Cette règle rappelle l’importance d’intégrer des marges et des plans de contingence lors de la planification. Le pire peut arriver à tout moment, d’où l’utilité d’anticiper et de préparer des solutions en avance.

Une façon simple d’évaluer les imprévus est d’utiliser un outil de chronométrage des tâches: au lieu d’attendre la fin de la journée pour mesurer le temps réel, on peut regrouper les tâches (courriels, projets, réunions, appels) et vérifier si le temps passé est cohérent avec les prévisions. En identifiant les écarts, on peut ajuster les plans et prévoir des buffers pour les projets futurs.

4. La loi de Parkinson pour des délais efficaces

Cyril Northcote Parkinson est l’historien britannique qui a formulé la notion selon laquelle le travail se dilate pour remplir le temps disponible. Autrement dit, plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus elle prend du temps. Cette loi est particulièrement utile pour les managers: après avoir défini les attentes, on fixe des délais raisonnables afin d’éviter les retards inutiles. L’exemple montre qu’un délai plus long peut inciter à s’attarder sur des détails peu pertinents, tandis qu’un délai plus serré peut stimuler l’efficacité et la concentration.

Pour appliquer concrètement cette loi, on peut utiliser des outils simples comme une liste de tâches avec des échéances, ou des plateformes de gestion de projets qui attribuent des délais et suivent l’avancement. Une fois lancé, il est utile d’appliquer la loi de Carlson pour limiter les interruptions et rester concentré.

5. La loi de Carlson pour limiter les interruptions

Sune Carlson a étudié le travail des managers et a constaté qu’ils étaient fréquemment interrompus, ce qui réduisait leur productivité. Le principe: travailler sans interruption permet d’être plus efficace et de consommer moins d’énergie sur une tâche donnée. Pour réduire les interruptions, il faut protéger son temps et regrouper les tâches par type pour les traiter en blocs (par exemple, regrouper les appels et les mails à des moments précis de la journée).

Des pratiques comme limiter l’ouverture des boîtes mail à quelques intervalles et désactiver les notifications, ou encore adopter une méthode de gestion des mails et des tâches en bloc, s’avèrent très efficaces. Combiner ces approches avec des outils de planification peut considérablement augmenter la productivité.

6. La loi d’Illich pour comprendre la nécessité de faire des pauses

Ivan Illich a popularisé le concept selon lequel, au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît ou devient négative. L’idée est de prendre des pauses structurées pour maintenir la concentration et la performance tout au long de la journée. Une approche courante consiste à utiliser la méthode Pomodoro: 25 minutes de travail intense suivies de 5 minutes de pause, puis on répète les cycles. Des applications comme Forest peuvent soutenir cette pratique en motivant à rester concentré.

Ces six lois constituent selon moi des fondations solides pour bâtir des journées productives. Si vous souhaitez explorer davantage, vous pourrez découvrir d’autres lois à votre rythme en vous intéressant à la suite de cet article.

Les autres lois du temps à connaître

7. La loi de Laborit

Notre tendance naturelle est dirigée par la recherche du plaisir immédiat. Pour progresser sur les tâches difficiles, il peut être utile de commencer par la plus ardue et de s’accorder une satisfaction après l’avoir terminée.

8. La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher

Des rythmes biologiques suggèrent que nous ne sommes pas également efficaces à tout moment. Certains fonctionnent mieux le matin, d’autres en fin de journée. Il faut apprendre à exploiter ces variations individuelles.

9. La loi de Kotter

Pour favoriser le changement, viser des résultats immédiats et des mini-objectifs qui donnent le sentiment de progression rapide.

10. La loi de Brooks

Ajouter des personnes à un projet en retard peut l’alourdir plutôt que l’accélérer, en raison du temps nécessaire à l’intégration et à la coordination. Le surdimensionnement peut nuire davantage que l’aide apportée.

11. La loi de Taylor

L’ordre et les méthodes influent directement sur le temps nécessaire à l’exécution d’une tâche. Conception des méthodes et des outils en amont peut économiser des mois de travail par la suite.

12. La loi de l’Ecclésiaste

Il existe un moment pour chaque chose sous les cieux. Planifier sa journée en prévoyant des créneaux pour les priorités, les mails, les distractions et les moments familiaux, est une manière d’organiser le travail et la vie personnelle.

13. La loi de Hofstadter

Les choses prennent plus de temps que prévu, même en prévoyant les imprévus. Attendre des délais plus courts peut être trompeur; il faut intégrer des marges pour l’imprévu.

14. La loi de Fraisse

Une heure n’est pas toujours équivalente à une autre: le temps peut passer plus vite selon l’activité. Un réflexe contre la procrastination consiste à reconnaître que certaines tâches déplaisantes prennent plus de temps que prévu.

15. La loi de Talleyrand

Quand c’est urgent, c’est souvent déjà trop tard. Le retard accumulé sur un chantier se répercute sur les étapes suivantes et les délais sont rarement respectés tel qu’imaginé.

16. La loi de Churchill

Hâtons-nous lentement: même en urgence, prenez le temps d’analyser la situation et consultez des avis extérieurs pour éviter les erreurs liées au biais personnel.

17. La loi de Journée productive

Commencer la journée avec une heure de départ imposée peut sembler contraignant, mais peut stimuler l’efficacité. L’idée est d’établir des limites temporelles pour éviter les détails qui font traîner les tâches et favoriser une progression plus rapide.