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Matrice d’Eisenhower : 3 étapes pour bien l’équilibrer

Le problème avec les To-Do list

Dites moi à quoi ressemble votre To-Do list et je vous dirai si vous êtes quelqu’un d’organisé et efficace !

Faire une To-Do list, c’est un bon conseil pour commencer à mieux s’organiser. Mais ce n’est pas aussi simple que d’écrire sa liste de course !

Avez vous l’impression de ne jamais voir le bout de tout ce que vous avez noté ?

To Do list
Une To-Do list à rallonge

Vous êtes tombé dans le piège n°1 :

Vous avez écrit votre To-Do comme vous écrivez votre liste de course. Sur cette dernière, vous notez en vrac tous les aliments dont vous avez besoin.

Il n’y a pas besoin d’avoir de classement, car vous faites vos courses 1 fois, et vous prenez tout ce qui est sur votre liste.

C’est tout l’inverse pour une To-Do list efficace.

Voici les pièges dont lesquels vous êtes surement tombé plus d’une fois :

Votre liste contient des dizaines de tâches à faire.
Vous avez noté des tâches qui durent 2 minutes, et d’autres 2 jours.
Vous n’avez pas noté les délais pour chaque tâche.
Vous n’avez pas distingué les tâches urgentes et importantes.

C’est pour ce dernier problème que le Général Eisenhower a inventé une solution pratique et ludique : une matrice, qui porte son nom aujourd’hui.

Vous pouvez lui faire confiance pour prendre des décisions, on ne devient pas 34ème Président des Etats Unis par hasard.

Le général Eisenhower : une vie bien remplie

Nous sommes aujourd’hui en guerre contre le coronavirus.

Le général Dwight David Eisenhower a mené une toute autre guerre, où les balles réelles sifflaient en permanence, et les bombardements détruisaient des villes.

Fermez les yeux un instants.

Vous êtes en février 1944, à Londres. La nuit s’est emparée de la ville.

Vous avez dans vos mains une responsabilité immense : la planification du débarquement en Normandie, l’opération OverLord.

Ressentez la pression qui vous écrase.

Une mauvaise décision, un mauvais choix tactique, et tout est fini. De votre capacité faire les bons choix dépendants l’avenir du monde libre.

Moment historique, sa préparation minutieuse permettra la libération de la France.

Vous devez vous demander le rapport avec la productivité, vous n’êtes pas ici pour un cours d’histoire !

président Eisenhower
Dwight David Eisenhower

Tout commence en 1954. Eisenhower visite le campus de la Northwestern University à Evanston, dans l’Illinois. Et lors d’un discours à la deuxième assemblée du Conseil œcuménique des Églises, il cite un ancien président d’université :

Maintenant, mes amis de cette assemblée, il y a une autre chose que nous pouvons espérer apprendre de votre présence parmi nous. Je l’illustre en citant la déclaration d’un ancien président d’université.

Ce président a déclaré: « J’ai deux types de problèmes, l’urgent et l’important. Les urgents ne sont pas importants et les importants ne sont jamais urgents. »

Maintenant, je pense que cela représente un dilemme de l’homme moderne. Votre présence ici peut aider à placer l’important devant nous, et peut-être même lui donner une touche d’urgence. Et vous pouvez renforcer notre foi que des hommes de bonne volonté, travaillant ensemble, peuvent résoudre les problèmes auxquels ils sont confrontés.
Eisenhower

D’autres versions de cette déclaration existe. La formulation la plus connue est celle ci :

Les choses urgentes sont rarement importantes et les choses importantes sont rarement urgentes.

Vous le savez si vous lisez mes articles, je creuse vraiment à fond les sujets pour vous restituer la vérité sur les origines de tel ou tel méthode.

Et j’ai vraiment le doute de savoir si oui ou non, Eisenhower a créé cette matrice. Ce qui est vrai, c’est qu’il a prononcé ce discours, et surtout cette citation, reprise partout. Eisenhower cite lui même quelqu’un d’autre !

La matrice d’Eisenhower été popularisée 30 ans plus tard dans le livre Les 7 habitudes des gens efficaces (1989) de Stephen Covey.

Le site QuoteInvestigator a mené des recherches poussées. Leur conclusion :

Eisenhower a reçu des compliments pour ses compétences en gestion du temps, mais nous ne savons pas s’il a utilisé la technique de la matrice d’Eisenhower.

Si vous en savez plus, dites le moi en commentaire !

Pourquoi utiliser la matrice d’Eisenhower ?

Un outil de décision

La matrice d’Eisenhower est un outil pour décider quelles sont les tâches à traiter en priorité.

Elles se composent de 4 quadrants, dans lesquels on vient remplir ses tâches selon leur degré d’importance et d’urgence.

Vous pouvez indiquer que vos tâches sont :

  • Importantes et Urgentes : Quadrant 1
  • Importantes, mais non Urgentes: Quadrant 2
  • Non Importantes mais Urgentes : Quadrant 3
  • Non Importantes et non Urgentes : Quadrant 4
Matrice d'Eisenhower
Le PDF de la matrice d’Eisenhower gratuit dans la bibliothèque privée.

Cette méthode est particulièrement utile pour les personnes qui :

  • Partent le soir à 20h en ayant rayé la première tâche de leur liste.
  • Cours toute la journée pour éteindre des petits feux.
  • Sont occupés mais ne produisent rien en réalité.
  • Ont la fâcheuse tendance à procrastiner sur leurs objectifs.
  • Ont du mal à déléguer.
  • N’arrivent pas à dire Non.

Ce sont des problèmes courants, mais la matrice d’Eisenhower vous aidera j’en suis sûr.

Les avantages à utiliser la matrice avec votre équipe

C’est un outil que j’ai beaucoup utilisé quand j’ai commencé dans mon nouveau job de responsable bureau d’études.

J’avais 2 personnes dans mon équipe. J’ai pris l’habitude très tôt de leur noter les tâches à faire dans un tableau excel sous forme de Matrice d’Eisenhower. 1 tableau par semaine.

Je voyais deux avantages.

Le premier, c’est que cela leur permettait de savoir ce qu’ils devaient faire en premier. En effet, si vous ne donnez qu’une liste de tâches à votre équipe, vous avez le risque que quelqu’un commence par la plus facile, mais sûrement pas par la plus importante.

L’autre avantage est que cela leur permettait de faire la différence entre l’urgent et l’important.

Dans le BTP par exemple, nous recevons en permanence des mails urgents. Tout le monde veut tout et tout de suite.

  • Le gros oeuvre veut qu’on lui indique où on a besoin qu’il laisse des trous dans son béton.
  • L’architecte veut voir les appareils sanitaires que l’on souhaite installer.
  • Le bureau d’études veut voir nos notes de calculs.
  • etc…

Et c’est malheureusement pareil en interne.

Dans chaque mail, on nous indique des délais surréalistes, mais ce qu’ils demandent pourrait être fait dans le mois sans incidence pour le chantier.

C’est mon rôle de manager de leur indiquer les « vraies » urgences, quand il y en a.

A force de recevoir chaque semaine mes tableaux version Eisenhower, mes équipes ont compris petit à petit ce qui était réellement important.

Comment utiliser la Matrice d’Einsenhower ?

Savez vous distinguer l’urgent de l’important ?

Une tâche urgente doit être traitée tout de suite, sans plus attendre. Sur ce genre de tâches, on a tendance à agir sous pression, on est dans la réaction. On pense que si on n’agit pas immédiatement, il y aura des conséquences terribles.

Une tâche importante est utile pour les objectifs à long terme.

Le souci est qu’on a peut de chance de passer à côté d’une tâche urgente. En effet, vous allez recevoir la demande par mail, puis par téléphone, puis si vous n’avez toujours pas agi, on viendra directement frapper à votre bureau !

A l’inverse, des objectifs long terme ne sont pas visibles immédiatement, il est donc plus facile de ne pas les voir.

Autre inconvénient, notre processus de décision naturel, sans outil, est parfois déroutant, comme le montre une étude récente.

En 2018, une étude menée par Meng Zhu, professeur agrégé de marketing, a voulu comprendre comment les gens choisissent sur quoi travailler lorsqu’ils sont confrontés à des tâches à la fois urgentes et importantes.

Il en ressort deux comportements bien curieux de l’être humain !

Le « simple effet d’urgence » conduit les gens à travailler sur des tâches sans importance au lieu d’une tâche plus essentielle (mais dont le délai est plus loin dans le temps)
Le « simple effet de délai» amène les gens à penser qu’un délai éloigné dans le temps caractèrise la difficulté à réaliser la tâche en question.

La matrice d’Eisenhower est donc un outil qui vous permettra de prendre de bonnes décisions, raisonnées, et non pas guidées par notre intuition parfois mauvaise, comme l’étude le montre.

Selon James Clear, blogueur et écrivain, dans chaque quadrant se cache un verbe d’action. Astuce mnémotechnique, en anglais, les 4 verbes commencent par la lettre D :

  • Do (Faire)
  • Decide (Décidez)
  • Delegate (Déléguez)
  • Delete (Supprimez)

Effectuez les tâches du quadrant 1.

Dans le quadrant 1 se trouvent les tâches urgentes et importantes. Ce sont celles que vous devez effectuer en priorité.

Vous approchez de la date butoir, et si vous ne les réalisez pas avant les conséquences seront lourdes.

Voici quelques exemples, le dernier est vécu.

  • Faire l’entretien de votre voiture après la date prévue (augmentant le risque d’avoir une panne importante)
  • Payer vos impôts le dernier jour (avant d’avoir une pénalité)
  • Finaliser votre mémoire la veille (avant d’être sanctionné par une mauvaise note pour retard)
  • Travailler sur vos objectifs annuels le dernier mois (avec le risque de ne pas avoir de prime)

Certes vous devez faire ces tâches en priorité, mais vous auriez pu éviter de vous retrouver dans ces situations compliqués.

Elles résultent d’une mauvaise planification.

Vous devez travailler dans l’urgence sur quelque chose d’important, avec de lourdes conséquences.

Stephen Covey met en garde : trop de temps à travailler dans ce quadrant peut provoquer un épuisement professionnel.

Décidez quand traiter les tâches du quadrant 2

Les tâches de ce quadrant sont importantes mais non urgentes.

La dead line est cette fois éloignée. Vous devez donc absolument les planifier, pour les réaliser correctement.

Voici quelques exemples, le dernier est vécu.

  • Apprendre une nouvelle compétence.
  • Planifier ses tâches.
  • Allez chez le dentiste une fois par an.
  • Travailler sur ce blog.

D’après Stephen Covey, le quadrant 2 est le point idéal de la gestion du temps.

Vous êtes dans les 20% de la loi de Pareto, à savoir ce qui fait 80% de votre activité. Plus d’infos sur les lois du temps dans cet article.

En travaillant sur ces tâches, vous travaillez non pas sur des problèmes, mais vous vous concentrez sur le développement de votre activité.

Le souci est que l’on a tendance à procrastiner dès lors que la date butoir est éloignée. Pour lutter contre la procrastination, je vous conseille :

  • de définir clairement votre objectif,
  • de bien vous connaître,
  • de travailler dans un environnement favorable.

La formule anti procrastination

Si vous connaissez votre mode de fonctionnement, que vous travaillez dans un environnement favorable sur un objectif clairement défini, alors vous n’aurez plus jamais envie de procrastiner.

Déléguez les tâches dans le quadrant 3

Dans le quadrant 3 se trouvent les tâches urgentes mais non importantes.

On retrouve dans ce quadrant majoritairement des tâches demandées par d’autres personnes, et qui ne vous font pas avancer vous.

Toutes les demandes des voleurs de temps externes sont concentrées ici. En voici quelques exemple, la dernière est personnelle.

  • Répondre à certains mails pour lesquels vous êtes uniquement en copie.
  • Faire le rapport que vous a demandé un collègue d’un autre service.
  • Utilisez un coupon de réduction limité pour quelque chose dont vous n’avez pas besoin.
  • Finir de regarder Fear The Walking Dead sur Prime avant que le mois gratuit ne soit fini !

Il est donc largement conseillé de déléguer ces tâches, surtout quand elle ne font pas avancer vos projets. La plupart ne nécessite pas forcément que vous travaillez dessus personnellement.

Ici vous êtes dans les fameux 80%, ceux qui vous prennent tout votre temps mais qui ne vous font pas avancer.

Supprimez les éléments du quadrant 4.

Dans le dernier quadrant se trouvent toutes les tâches non importantes, et non urgentes, on a presque envie de dire inutiles.

Se rangent ici toutes les activités qui vous font perdre du temps, comme regarder Netflix 3h tous les soirs, ou bien passer 2h par jour sur Instagram.

Mais je n’ai jamais vu personne écrire dans une To-Do « regarder Netflix ».

Et je ne voudrai surtout pas que vous pensiez que les distractions sont interdites, au contraire. D’après la loi d’Illich :

Au-delà d’un certain seuil de travail, l’efficacité humaine décroît voire devient négative.

Il ne faut donc pas bannir les moments de repos bien mérités. L’idée est ici est surtout de comprendre que ces moments ne doivent pas vous faire procrastiner sur des tâches importantes et non urgentes !

Prenez quelques minutes pour lister le temps que vous passez sur vos distractions, pour vérifier que cela ne représente pas un nombre d’heures trop élevées. Nos téléphones nous indiquent par exemple le temps passé sur nos applications, bon indice pour démarrer.

Ce dernier quadrant n’est en réalité par inutile. Car pour des tâches qui figurent dans votre to-do list, elles vous obligent à vous poser la question suivante :

Que se passe t’il si je ne réalise pas cette tâche ?

Si la réponse est rien… et bien supprimez la simplement.

Voici des exemples, et vous le savez maintenant, le dernier est personnel !

  • Répondre à un email dont vous êtes seulement en copie.
  • Regarder un énième épisode de série après minuit.
  • Rester une heure au téléphone avec un fournisseur alors que vous savez que vous ne lui achèterez rien.
  • Passer 1h à tester toutes les polices d’écriture pour le titre du blog Journée Productive.

3 étapes pour équilibrer votre matrice d’Eisenhower

#1 Choisir les bons outils

Plusieurs options s’offrent à vous pour utiliser la matrice d’Eisenhower.

Tout d’abord, vous pouvez le faire super papier simplement. J’ai crée un modèle pour mes lecteurs les plus fidèles, ceux qui se sont inscrits !

C’est tout simple, laissez moi votre adresse mail, pour que je vous envoie le mot de passe de la bibliothèque privée du blog.

Vous pouvez imprimer en A4 votre matrice, et la remplir au stylo.

Autre solution, numérique cette fois : Trello, un outil d’organisation, permet justement de créer des tableaux. Voici un exemple de matrice d’Eisenhower créé par Trello.

Vous préférer utiliser Evernote, voici leur matrice.

Enfin, si vous utilisez une To-Do list numérique plus classique, vous pouvez assigner une couleur à chaque quadrant pour vous recréer la matrice.

Vous pouvez utiliser le code couleur des pompiers américains comme le suggère Mihir Patkar (blogueur sur LifeHacker) :

  • Rouge / Jaune / Vert / Gris du quadrant 1 à 4

Faites de même pour vos mails, attribuer leur une couleur !

#2 Analyser votre matrice

Pour être efficace, vous devez passer un maximum de temps dans le quadrant 2. En effet, travailler sur ces tâches vous fera avancer sur le long terme.

Votre objectif est maintenant de déterminer où vous passez la majorité de votre temps.

Premier indice, le nombre de tâches que vous avez listé dans chaque quadrant. Avez vous remarqué une dominante ?

Pour être réellement précis, vous devez analyser le travail que vous avez effectué sur 1 semaine.

Reprenez toutes les tâches que vous avez rayé sur votre To-Do, et cumulez le temps passé dans chaque quadrant.

Si vous passez la majorité de votre temps dans le quadrant 2, félicitations, vous êtes vraiment efficace !

Si vous passez votre temps ailleurs, lisez la suite pour rééquilibrer votre matrice.

#3 Rééquilibrer votre matrice

Si vous passez trop de temps dans le quadrant 1

Vous devez investir plus de temps dans la planification pour éviter de tout devoir faire à la dernière minute.

Réglez tous les points de ce quadrant pour pouvoir repartir sur ce bonnes bases ensuite. La clé est de bien identifier ces tâches. Comme elles sont lointaines dans le temps, vous avez sans doute du mal à vous projeter.

Donc ne réfléchissez pas à ce que vous avez à faire aujourd’hui, mais plutôt : que voulez vous avoir accompli dans 3 mois ? Notez ces tâches et planifier les.

Si vous passez trop de temps dans le quadrant 3

Vous devez élaborer une stratégie pour éliminer une partie de ces tâches. Pouvez vous les déléguer ? Même si vous n’êtes pas manager, vous avez peut être dans votre entreprise un stagiaire qui serait ravi de vous aider.

Vous pouvez aussi simplement dire non à cette nouvelle tâche qui ne fait pas avancer votre projet. N’ayez pas peur de donner votre point de vue, en argumentant qu’accepter engendrerait du retard sur votre travail.

Il est aussi possible que inconsciemment, vous préférez travailler sur des tâches faciles, qui sont classés dans urgent mais non important. Comme répondre à de simples mail par exemple.

Vous êtes peut être paralysé par la peur, stressé par votre charge de travail. Vous n’avez plus la lucidité pour analyser votre travail quotidien.

Si vous êtes dans ce cas, découpez en plusieurs sous tâches, plus petites, votre projet. Fractionnez en si petites tâches que commencer ne vous fera plus peur.

Si vous passez trop de temps dans le quadrant 4

Peut être il est temps de changer de job, pour évoluer vers de nouveaux horizons et retrouver de la motivation !

Plus sérieusement, repérez en premier l’activité où vous passez le plus de temps. Surveillez le temps passé sur les applications de votre téléphone. Vous pouvez faire de même sur votre ordinateur avec RescueTime par exemple.

Une fois repéré, si vous voulez avancer efficacement sur votre travail, vous n’aurez pas d’autres choix que de les limiter.

Vous pouvez aussi avoir un problème de procrastination. Dans ce cas, pensez aux conséquences à long terme si vous continuez d’agir de la sorte. Que se passera t’il dans un an, et dans 10 ans ?

Cette question vous aidera à vous lancer, pour ne pas payer plus tard le prix de votre inactivité.


J’espère que cet article vous aidera à mieux vous organiser. Notez le 5 étoiles s’il vous a plus.

Et n’oubliez pas de vous inscrire ci dessous pour accéder au PDF de la matrice d’Eisenhower.

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