Les voleurs de temps vous ont volé le précieux temps de votre journée et vous avez l’impression de n’avoir rien accompli. Avez-vous déjà vécu ce genre de journée ?
Les voleurs de temps, ou comment perdre sa journée
Vous arrivez à 8h, motivé et prêt à avancer sur votre to do list. Mais à 8h02, un collègue du service comptabilité entre dans votre bureau pour discuter de son week-end. Vous acquiescez, espérant que ce moment passe vite. Une fois ce collègue parti, vous ouvrez votre boîte mail et tombez sur un message urgent qui ne vous concerne pas, et vous vous laissez déborder pour le traiter.
Ensuite, vous démarrez une tâche au hasard, choisie selon ce qui vous plaît sur votre liste. La plus simple pour commencer la journée. Mais vous vous perdez dans les détails et, à midi, vous n’avez pas terminé cette tâche pourtant simple.
Le reste de votre journée n’est pas plus productif, entre un téléphone qui ne cesse de sonner et deux réunions inutiles où vous n’avez pas pris la parole. Résultat : à 20h, vous quittez votre bureau avec le sentiment de n’avoir rien fait.
Le paradoxe du temps perdu
Les voleurs de temps ne sont pas toujours visibles. On peut avoir l’impression de travailler toute la journée, sans interruption majeure, et pourtant constater que l’essentiel n’a pas avancé. Ce paradoxe vient souvent d’une accumulation de micro-pertes de temps : interruptions, hésitations, tâches mal priorisées. Identifier ces voleurs de temps est la première étape pour reprendre le contrôle de ses journées de travail.
Vous êtes resté assis pendant 10 heures aujourd’hui, les yeux rivés sur votre écran. Vous êtes engagé et sérieux, mais vous produisez peu. C’est un sacré paradoxe, non ?
La première erreur est de penser qu’être plus productif signifie travailler davantage. Voici un extrait du livre La 25ème heure qui résume ce point essentiel :
Gagner en productivité, c’est avant tout une question d’état d’esprit. Cela peut se résumer en un mot : il faut apprendre à devenir paresseux. Ainsi, les plus productifs ne sont pas ceux qui restent des heures et des heures au bureau.
Qui sont les voleurs de temps ? Ils peuvent être internes ou externes. Les voleurs externes évoluent tout autour de nous et sont les plus visibles, faciles à repérer à la fin de votre lecture. En revanche, l’origine est parfois interne, enfouie au fond de nous; les débusquer et les combattre demande davantage d’efforts. Voici 12 activités chronophages à réduire au maximum pour ne pas perdre votre temps au travail.
6 voleurs de temps externes
Les voleurs de temps externes sont ceux sur lesquels nous avons parfois l’impression d’avoir peu de contrôle. Ils viennent de l’environnement de travail : collègues, outils, réunions, sollicitations diverses. Pourtant, avec quelques règles simples et des limites claires, il est possible de réduire fortement leur impact et de protéger ses plages de concentration.
1. Le téléphone qui sonne toutes les 5 minutes
Petit aveu : je déteste quand le téléphone sonne. Je suis en train de travailler sur quelque chose qui demande une grande concentration et la sonnerie qui retentit me sort de ma bulle. Effets négatifs : perte de concentration et difficulté à la reprendre ensuite. Cela devient un vrai voleur de temps.
Pour y remédier, évitez de répondre lorsque vous êtes déjà en réunion. Dans un contexte professionnel où les réunions en binôme sont fréquentes, répondre peut faire perdre du temps à tout le monde. Vous avez le droit de ne pas répondre et de rappeler plus tard, par exemple en fin de journée. En ce qui concerne le répondeur, proposez à vos interlocuteurs d’envoyer un SMS ou un email lorsque le message ne peut pas être pris sur le moment.
2. Les collègues envahissants
Partageant un espace de travail, je peux fermer la porte pour limiter le bruit, mais parfois un autre collègue vient discuter. Quand cela dure plus de deux minutes, je propose gentiment de poursuivre la conversation en salle de réunion. En général, personne ne m’en tient rigueur, et cela évite que la situation n’évolue vers de longues interruptions.
Si nécessaire, vous pouvez aussi porter un casque pour réduire les nuisances sonores et préserver votre concentration.
3. Les réunions trop longues et souvent inutiles
Frappons fort : combien de temps les employés perdent-ils chaque semaine en réunions inutiles ? Deux heures, vous avez bien lu. Pour donner une idée des chiffres, on estime à 541 milliards de dollars le coût des réunions inefficaces dans les entreprises en 2019.
Dans le secteur du bâtiment, la réunion de chantier est un rituel récurrent et souvent chronophage. Voici quelques conseils pour gagner du temps : vérifier si votre présence est indispensable, déterminer l’heure où votre présence est nécessaire, exiger un ordre du jour clair, poser les questions à l’avance et disposer de son PC pour travailler à côté si la réunion prend du retard.
4. Les visiteurs qui veulent vous voir sans rendez-vous
Il arrive que des fournisseurs veuillent passer à votre bureau pour présenter un nouveau produit. Si vous dites oui à chacun, vous pouvez facilement perdre près de 2 heures par semaine. Un rendez-vous non planifié peut ruiner une journée entière; mieux vaut les recevoir uniquement sur rendez-vous et être strict sur les créneaux.
Votre temps est précieux, ne le gaspillez pas!
5. Les réseaux sociaux
Beaucoup aiment commencer la journée sur les réseaux sociaux, ce qui peut devenir chronophage si l’usage personnel s’étale trop longtemps. Une étude d’Olfeo (2015) sur le temps passé sur Internet au travail montre que nous passons en moyenne 1h15 par jour à usage personnel, soit environ un mois par an.
Au lieu de démarrer par cette activité, privilégiez-la après avoir terminé votre tâche principale de la journée.
6. Le manque d’outils performants
Vous connaissez cette situation : vous travaillez sur un projet pendant une heure, puis le système plante et vous devez tout recommencer. Avec un matériel ancien ou peu performant, c’est une source fréquente d’inefficacité. Il vaut mieux disposer d’outils suffisants pour éviter ces interruptions répétées et gagner du temps au quotidien.
6 voleurs de temps internes
Contrairement aux voleurs externes, les voleurs de temps internes sont plus difficiles à repérer, car ils sont liés à nos habitudes, nos croyances et notre façon de travailler. Mauvaise organisation, peur de mal faire ou difficulté à décider sont autant de freins invisibles qui grignotent le temps sans que l’on s’en rende compte. Les identifier demande un peu d’introspection, mais c’est souvent là que les gains sont les plus importants.
1. Mal définir ses priorités
Comparez deux collègues dans la même entreprise : l’un semble réussir, l’autre éprouve des difficultés. Ils travaillent tous les deux le même nombre d’heures; le secret réside dans la capacité à reconnaître ses priorités. L’utilisation de cadres comme la matrice d’Eisenhower peut aider à prioriser :
- Urgent et important
- Important mais pas urgent
- Urgent mais pas important
- Pas urgent et pas important.
L’élimination des tâches non importantes peut libérer du temps pour ce qui compte vraiment.
Pour aller plus loin, une ressource sur la matrice d’Eisenhower peut être utile (et elle peut être adaptée sans avoir recours à des contenus téléchargeables).
2. Une journée non planifiée
Comment démarrez-vous votre journée habituellement ? Par une tâche au hasard issue de vos emails, par une demande imprévue d’un collègue, ou par un appel client ? Si vous cochez une de ces options, vous subissez probablement votre journée. Il est préférable de planifier à l’avance et de travailler sur les trois tâches les plus importantes de la journée, en attaquant d’abord la plus complexe le matin. La méthode Pomodoro peut aider à mieux gérer le temps.
3. Le perfectionnisme
Le perfectionnisme peut conduire à des heures perdues. Le constat est que l’objectif n’est pas d’avoir un document absolument parfait, mais livré dans les délais. En s’appuyant sur le principe de Pareto (80/20), on peut accomplir 80% du travail en peu de temps et obtenir le satisfecit du supérieur, plutôt que de s’attarder sur les détails pendant des heures.
Concentrez-vous sur l’essentiel et évitez de vous enliser dans les détails.
4. Le manque de rangement
Perdre un document peut coûter cher en temps. J’ai commencé à scanner mes notes manuscrites et à les ranger électroniquement pour éviter les pertes et les fouilles interminables.
5. La difficulté à dire NON
Dire oui à quelqu’un, c’est dire non à une autre chose. Si vous avez planifié votre journée et qu’un collègue vous sollicite pour une tâche complexe, expliquez que vous ne pouvez pas vous arrêter et proposez de revenir plus tard. Un peu de tact permet de préserver votre travail et votre temps.
6. La difficulté à prendre une simple décision
Dans certains métiers, ne pas prendre de décision peut causer de graves retards. Mieux vaut prendre une décision rapide avec les informations disponibles et corriger si nécessaire si les données changent. L’idée est d’agir plutôt que de rester bloqué dans l’analyse. L’objectif est de réduire le temps passé à trop réfléchir et de progresser sur les priorités du jour.
Même quelques minutes gagnées s’additionnent et peuvent représenter une heure ou plus sur une journée. Identifiez votre plus gros voleur de temps et agissez pour l’éliminer.
Les voleurs de temps ne disparaissent jamais complètement, mais ils peuvent être maîtrisés. L’objectif n’est pas d’optimiser chaque minute de manière excessive, mais de reprendre la main sur ce qui compte vraiment. En éliminant progressivement les activités chronophages, vous libérez de l’énergie mentale et du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée.
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Et si vous êtes intéressé par la notion de perte de temps et productivité, lisez également notre article sur les lois du temps.