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12 voleurs de temps en prison : voici comment j’ai fait

Les voleurs de temps, ou comment perdre du temps

Une journée catastrophique

Les voleurs de temps vous ont dérobés le précieux temps de votre journée, et vous avez l’impression de n’avoir rien fait !

Avez vous déjà vécu ce genre de journée ?

Vous arrivez à 8h, motivé, et prêt pour avancer sur votre to do list.

Mais à 8h02, Thierry de la compta débarque dans votre bureau, pour vous raconter son week end. Vous acquiescez de la tête, en espérant que ce moment passe plus vite. Une fois votre collègue parti, vous ouvrez votre boite mail.

Et vous tombez sur un mail dont l’objet est urgent. Oups… vous cédez à ce problème qui n’est pas le vôtre, et vous le traitez.

Puis vous démarrez une tâche, un peu au hasard de ce qui vous plait sur votre liste. La plus simple pour commencer la journée. Mais vous vous perdez en détails, si bien qu’à midi, vous n’avez pas terminé cette tâche pourtant simple.

Le reste de votre journée n’est pas plus productive, entre le téléphone qui n’arrête pas de sonner, et 2 réunions inutiles où vous n’avez pas dit un mot !

Résultat : à 20h, vous quittez votre bureau, avec le sentiment de n’avoir rien fait.

Les voleurs de temps
Les voleurs de temps

Le paradoxe

Vous êtes resté assis pendant 10h aujourd’hui, les yeux rivés sur votre écran. Vous êtes investi et sérieux, mais vous produisez peu. C’est un sacré paradoxe non ?

Le première erreur est de penser que pour être plus productif, il faut bosser plus !

Voici un extrait du livre La 25ème heure qui résume ce point essentiel :

Réussir à devenir productif, c’est avant tout une question d’état d’esprit. Qui peut se résumer en 1 mot : il faut apprendre à devenir paresseux.

Les plus productifs, ce ne sont donc pas ceux qui restent des heures et des heures au bureau.

Qui sont les voleurs de temps ?

Ils peuvent être d’origine interne ou externe.

Les voleurs de temps externes évoluent tout autour de vous. Ce sont donc les plus visibles, ceux que vous pourrez identifier rapidement à la fin de votre lecture. Vous allez les reconnaître, vous les voyez tous les jours !

Mais le plus délicat, c’est quand l’origine est interne. Ils sont enfouis au fond de vous. Les débusquer et les combattre est beaucoup plus difficile.

Voici donc 12 activités chronophages, qu’il faudra réduire au maximum pour ne pas perdre votre temps dans votre journée de travail !

Qui sont les voleurs de temps ?

  1. Votre smartphone

    Il sonne toutes les 5 minutes : appels, mails, notifications…

  2. Vos collègues de travail

    Ils viennent toujours vous déranger au pire moment.

  3. Les réunions

    Vous êtes 10 en réunion, elle dure 2 heures, et vous n’avez pas dit un mot.

  4. Les visiteurs externes

    Ce sont les commerciaux qui mettent le pied dans la porte !

  5. Les réseaux sociaux

    Instagram, Facebook, Youtube…

  6. Votre PC sous Window 95

    J’abuse, mais vous voyez l’idée

  7. Vos priorités mal définies

    Vous bossez beaucoup, mais pas sur vos priorités !

  8. Votre journée mal planifiée

    Vous travaillez sur tout ce qui se présente à vous, mais sans plan.

  9. Votre perfectionnisme

    Apprenez à finir !

  10. Votre bordel

    Oui désolé, mais vous ne pouvez pas bosser comme ça !

  11. Votre incapacité à dire Non

    Pourtant, ça fait du bien.

  12. Votre hésitation à prendre une décision

    A force de réfléchir, on se met en danger.


6 voleurs de temps externes

1] Le téléphone qui sonne toutes les 5 minutes

Je vais vous avouer quelque chose.

Je déteste quand le téléphone sonne. Je suis en train de bosser sur quelque chose qui me demande beaucoup de concentration, et quand la sonnerie … sonne, et bien je sors de ma bulle.

Double effet négatif :

  • perte de concentration,
  • difficulté pour la retrouver par la suite.

Résultat, un voleur qui me prends mon temps.

Que pouvez vous faire pour le contrer ?

Premièrement, je vous conseille de ne pas répondre au téléphone lorsque vous êtes déjà en réunion avec quelqu’un. Dans mon job (ingénieur dans le bâtiment), j’ai beaucoup de réunions en binôme. Si l’un de nous répond, et oui les deux perdent du temps !

Ensuite, vous avez le droit de ne pas répondre, et de choisir le moment où vous allez rappeler. Décidez par exemple de rappeler en fin de journée tous vos appels manqués.

J’ai une autre angoisse, le répondeur. Je trouve ce système de laisser un message archaïque, et je pense que de moins en moins de monde écoutent ces messages.

Ma solution : quand mes interlocuteurs tombent sur mon répondeur, je les invite à m’envoyer un SMS ou un email. C’est la meilleure solution pour que je traite leur demande !

2] Les collègues envahissants

Je partage un bureau avec quelqu’un. Heureusement, nous pouvons fermer la porte pour nous isoler du bruit extérieur.

Le souci, c’est quand un autre collègue vient dans notre bureau pour discuter. Le pire, c’est quand il vient voir mon collègue et que moi, je suis là, je subis littéralement la discussion !

Quand je vois que cela dure plus de 2 minutes, je leur demande gentiment d’aller poursuivre en salle de réunion ! En général, personne ne m’en tient rigueur !

Si vous ne dites jamais rien, les gens vont penser que ça ne vous gène pas ! La situation n’évoluera donc jamais.

Vous pouvez aussi vous isoler du bruit en portant un casque par exemple. J’ai écrit un article qui vous donne des clés pour survivre dans un open space !

3] Les réunions trop longues et souvent inutiles

Je vais commencer par frapper fort votre esprit !

Combien de temps nous, les employés, perdont de temps chaque semaine en réunion inutile ?

2h.

Vous avez bien lu.

Quoique ce n’est pas assez frappant, je vais mettre des dollars, ça fait mieux :

541 milliard de dollars perdu par les entreprises en 2019.

Paid Pay Day GIF - Find & Share on GIPHY

Voilà les chiffres (source : Doodle). Maintenant, mon exemple personnel.

Vous ne le savez peut être pas, mis il y a un rituel immuable pour chaque construction de bâtiment qui se déroule chaque semaine : la réunion de chantier !

Elle se déroule dans les bungalow de chantier et réunie tous les corps d’états autour des maîtres d’oeuvre (architecte, bureaux d’études) et du client.

Ce genre de réunion existent depuis la nuit de temps, et n’ont qu’un seul but, faire perdre le plus de temps possible aux entreprises. Bon, j’exagère un peu bien sûr.

Mais ces réunions chronophages sont un concentré de tout ce qu’il ne faut pas faire ! C’est assez exceptionnel. Je bosse depuis 15 ans, et nouvelles technologie ou pas, et bien non, les réunions du bâtiment n’évoluent pas !

Vous pensez à la visio ? Non cet outil n’est toujours pas arrivé dans notre milieu !

Bref. Ceci étant dit, voici 5 conseils pour éviter de perdre votre journée :

  • Vérifier si votre présence est indispensable,
  • Demandez à quelle heure on a besoin de vous,
  • Exigez un ordre du jour clair et précis,
  • Posez vos questions 1 semaine à l’avance,
  • Prenez votre PC, pour travailler à côté si la réunion a pris du retard….
réunion voleur de temps
Réunions encore et encore…

4] Les visiteurs qui veulent vous voir sans rendez vous

Ces voleurs de temps, je peux vous dire que je les mets en prison dès que je les vois !

Dans mon job, ce sont les fournisseurs de matériels de clim. Je connais 200 commerciaux, et chacun a envie de passer à mon bureau pour me présenter ses derniers produits !

Si je disais oui à chacun d’eux, je pourrai facilement perdre 2h par semaine ! Pas grand chose vous pensez je suis sûr. Mais pensez à la journée où je rencontre un fournisseur : 2h de perdu sur une journée, c’est énorme pour moi, ma journée est flinguée.

Le pire bien sûr c’est quand certain passent à l’improviste pour me remettre leur dernier catalogue ! Grand 1, avec internet, je me demande pourquoi ils dépensent des fortunes en catalogue papier. Et petit 2, si je n’ai pas planifier leur visite, et bien je ne les reçois pas !

Car à la fin de la journée, quand j’aurai perdu, qui va devoir rester 2 heures de plus ? Sûrement pas le commercial !

Votre temps est précieux, ne le gaspillez pas !

5] Les réseaux sociaux

Beaucoup d’entre vous aiment démarrer leur journée de travail sur les réseaux sociaux. Ce n’est pas un souci si vous passez quelques minutes, mais en général, c’est beaucoup plus que ça.

Une étude d’Olfeo réalisé en 2015 sur le temps passer sur Internet au travail nous donne des chiffres renversants :

  • Nous passons 1h15 sur Internet pour notre usage personnel au travail !
  • Cela représente 1 mois sur une année.

Plutôt que de démarrer votre journée par cette activité chronophage, je vous propose de vous gratifier en allant sur les réseaux, mais après avoir terminé votre tâche principale de la journée !

6] Le manque d’outils performants

Je sais que vous l’avez vécu. Vous travaillez sur votre projet depuis 1h, vous voulez sauvegarder…et le PC plante !

Mais c’est pas possible, il va falloir recommencer de zéro !

SI si, cela peut arriver, avec un PC qui date de 5 ans, et qui n’est pas assez performant pour ce qu’on vous demande de faire. Alors oui, je sais, il n’est pas agréable d’aller quémander. Mais je pense que c’est encore moins agréable de galérer chaque minute de votre journée, non ?


6 voleurs de temps internes

1] Mal définir ses priorités

Prenez deux personnes travaillant dans la même entreprise que vous : une qui semble réussir dans son job, et une autre qui a plus de difficultés.

Comparez leurs heures de travail. Elles bossent le même nombre d’heures. Quel est le secret de la personne productive ?

Elle sait simplement mieux reconnaître ses priorités !

Vous pouvez par exemple utiliser la matrice d’Eisenhower pour vous aider à prioriser. Dans ce tableau qui comporte 2 lignes et 2 colonnes, vous écrivez vos tâches dedans, dans les cases suivantes :

Urgent et important (les tâches que vous devez faire immédiatement).
Important, mais pas urgent (les tâches que vous programmerez pour plus tard).
Urgent, mais pas important (les tâches que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre).
Pas urgent et pas important (les tâches que vous devriez éliminer).

  • Pas urgent et pas important : vous devriez éliminer cette tâche !
  • Pas urgent et important : à planifier pour plus tard, suivant le délai demandé,
  • Urgent et non important : et si vous déléguiez cette tâche ?
  • Urgent et important : voilà votre priorité du jour.

Pour aller plus loin, je vous conseille la lecture de mon article sur la matrice d’Eisenhower.

Vous pourrez télécharger le tableau Eisenhower en PDF que j’ai spécialement créé pour vous !

2] Une journée non planifiée

Comment commencez vous votre journée ?

  • Vous démarrez par une tâche au hasard de la lecture de vos emails ?
  • Vous attendez que votre collègue vous demande quelque chose ?
  • Vous réalisez le travail que votre client vient de vous demandez à l’instant par téléphone ?

Si vous avez répondu oui l’une de ses trois questions, c’est que vous subissez votre journée. Je vous conseille à l’inverse de la planifier pour avancer sur ce que vous avez décidé !

Commencer par écrire les 3 tâches les plus importantes de votre journée. Celles qui vous permettront de dire que vous avez passé une bonne journée productive.

Et démarrez par la plus complexe le matin, celle qui vous demande le plus d’énergie !

Utiliser la méthode Pomodoro pour vous aider à mieux gérer votre temps.

3] Le perfectionnisme

Sacré problème que j’ai mis du temps à résoudre… (j’en parle en profondeur dans cet article spécial perfectionniste !)

Surtout quand je venais d’entrer dans la vie active en 2005, jeune ingénieur, et bien je pensais qu’il fallait que je rende des documents parfaits, à savoir complet du premier coup, et bien mis en forme…

Ça me prenait un temps de dingue.

Mais la vérité, c’est que mon boss n’attendait pas un document parfait, il attendait un document remis dans les délais imposés !

Alors au début de ma carrière, pour le satisfaire, et bien, je bossais jusqu’à 20h, et parfois le week end. J’étais tellement angoissé que mon travail ne soit pas à la hauteur de son attente que je compensais par des horaires à rallonge. Non payées bien sûr.

Mais c’est une erreur que j’ai réalisé sur le tard en découvrant la loi de Pareto : 80% des résultats proviennent de 20% de nos efforts.

J’ai compris que je pouvais réalisé 80% du boulot dans un délai restreint. Et à ce moment, j’allais présenter mon travail à mon supérieur. Et très souvent, il était satisfait du résultat !

Au lieu de passer 10 heures sur un document à fignoler, j’en passais désormais 2.

Efforcez vous de travailler sur l’essentiel, et non sur les détails.

4] Le manque de rangement

Une des pires catastrophe dans ma vie d’ingénieur est de perdre un document.

rangez votre bureau

Je passe des heures à me creuser la tête pour trouver des passages de réseaux et je note tout de manière manuscrite sur un plan. Et ce plan, je le laisse bien en vue sur mon bureau… sans le ranger réellement.

Et le plan finit par disparaître !

Est ce que je l’ai passé à un collègue, est ce que la femme de ménage l’a jeté, ou bien est ce que je l’ai rangé dans un classeur ?

Alors je passe un moment certain à chercher, à m’énerver, et donc à perdre un temps fou !

Ça vous est déjà arrivé je suis sûr !

Pour ne plus me faire avoir, je scanne avec l’application genius scan toutes mes notes manuscrites.

Et je range !

5] La difficulté à dire NON

Dire oui à quelqu’un, c’est dire non à autre chose. N’oubliez jamais cela.

Vous avez planifié votre journée en arrivant au bureau, vous démarrez votre première tâche de la journée, et… Thierry arrive dans votre bureau avec son problème. Qu’il va vous demander de résoudre !

Thierry n’est même pas votre boss, c’est un juste un collègue, bien connu dans la boite pour venir dérangé tout le monde à longueur de journée !

Moi aussi j’ai des Thierry dans la boite.

Mais, avec un peu de tact, je lui explique que je suis sur une tâche complexe, et que je ne peux pas m’arrêter. Je lui propose de venir le voir plus tard.

6] La difficulté à prendre une simple décision

Dans mon métier, ne pas prendre de décision mène souvent à la catastrophe. Je préfère 1000 fois prendre une mauvaise décision tôt, plutôt que ne rien décider et laisser pourrir la situation.

Pourquoi ?

Si la décision prise est mauvaise, comme je l’ai pris en amont, j’aurai toujours le temps de corriger.

Par contre, ne pas décider, c’est finalement laisser le hasard décidé.

Il y a quelques années, je bossais sur un immeuble de bureaux à Marseille. Le chargé d’affaires ne commandait pas les unités de clim, car il nous manquait des données d’entrées.

1000 machines ont donc été livrés sur le chantier avec 3 mois de retard. Dans le bâtiment, le retard ne se rattrape jamais. Financièrement, le chantier n’a pas été une réussite.

Mon ancien patron m’avait dit une phrase que je n’ai jamais oublié et que je répète à longueur de journée :

La virgule nous tue.

Ne pas prendre de décision, c’est continuer de passer du temps à réfléchir sur le problème, à perdre du temps donc. Et cela conduit à des situations anormales, sur lesquels on va devoir encore passer beaucoup de temps pour relever la barre.

J’essaie au quotien de me challenger en prenant des décisions rapides. Comment je fais ?

Je prends en compte toutes les données d’entrée, et je décide. Et si les données changent ? Je corrige tout simplement.

A vous d’agir maintenant !

A travers cet article, je voulais pointer du doigt des activités chronophages de la gestion du temps qui doivent arriver dans votre journée, et qui vous font perdre du temps.

Alors autant perdre 5 minutes ce n’est pas grave, mais cumulé, cela peut représenter 1 heure dans votre journée !

Je vous conseille donc d’identifier votre plus gros voleur de temps, et d’agir pour l’empêcher de vous nuire !

Dites moi en commentaire comment vous allez passer à l’action, partagez sur les réseaux sociaux et notez 5 étoiles l’article s’il vous a aidé !

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