Travailler en open space : 3 habitudes pour préserver sa santé mentale

Travailler en open space est devenu la norme dans de nombreuses entreprises. Collaboration facilitée, circulation de l’information plus rapide, esprit d’équipe renforcé… sur le papier, les avantages sont nombreux. Pourtant, dans la réalité, cet environnement peut aussi peser lourdement sur la concentration, la productivité et la santé mentale.

Interruptions constantes, bruit ambiant, notifications numériques, sollicitations permanentes : la charge cognitive explose. Résultat ? Une impression de ne jamais avancer, un stress latent et une fatigue mentale qui s’accumule jour après jour.

Si vous avez parfois le sentiment de terminer vos journées sans avoir accompli l’essentiel, rassurez-vous : vous n’êtes pas seul.

Voici 3 habitudes concrètes pour travailler en open space tout en protégeant votre équilibre mental et votre efficacité professionnelle.

Travailler autrefois vs travailler en open space aujourd’hui

Mon père est entré dans la vie active dans les années 70. Il était cadre et a passé sa vie dans un bureau.

J’ai commencé ma carrière dans les années 2000, trente ans plus tard, dans un bureau également. La situation était déjà très différente et cela ne s’est pas arrangé !

Travailler en open space : qu’est-ce qui a changé ?

Il avait un téléphone fixe, qui sonnait 5 fois dans la journée.

J’ai deux téléphones portables, un professionnel et un personnel, qui sonnent environ 20 fois par jour. Je passe environ 1h30 au téléphone chaque jour.

Il recevait parfois des fax.

Aujourd’hui, nous recevons en moyenne 50 mails par jour et en écrivons une dizaine. Sans compter les messages instantanés sur Teams, Slack ou WhatsApp.

Mon père pouvait entendre le silence.

Moi, j’entends mes collègues raconter leur week-end, parler de leurs soucis, échanger sur un projet… voire se disputer au téléphone avec des clients.

Il était rarement dérangé dans sa journée. Il fallait frapper à la porte de son bureau pour le voir.

Aujourd’hui, quand on travaille en open space, nous sommes constamment sollicités :

• une question rapide d’un collègue,
• une notification qui s’affiche,
• une réunion improvisée,
• un appel entrant.

Le travail n’est plus séquencé. Il est fragmenté.

Travailler dans un open space plein de distractions

La chercheuse Gloria Mark a estimé que nous sommes interrompus toutes les 11 minutes dans notre travail. Et devinez combien de temps il nous faut pour revenir pleinement à notre tâche après une interruption ? 25 minutes.

Autrement dit : travailler en open space multiplie les pertes de concentration.

Cet environnement numérique et sonore alourdit notre charge mentale. Vous vivez sans doute la même réalité au travail. 99 % des employés travaillant en open space affirment être régulièrement distraits, selon une étude Poly.

Conséquences fréquentes :

• Difficulté à terminer les tâches importantes
• Sentiment d’urgence permanent
• Fatigue cognitive en fin de journée
• Baisse de productivité
• Impression de ne jamais avancer sur le “vrai travail”

Vous vous posez peut-être cette question :
Avez-vous le sentiment d’avoir réellement accompli ce que vous vouliez à la fin de la journée ?

Si la réponse est non, vous n’êtes pas seul.

Les avantages et limites du fait de travailler en open space

Soyons honnêtes : travailler en open space présente aussi des avantages.

Les bénéfices

• Communication plus fluide
• Accès rapide aux collègues
• Moins de silos entre équipes
• Meilleure circulation de l’information

Les limites

• Bruit constant
• Manque d’intimité
• Interruption fréquente
• Stress accru
• Difficulté à se concentrer sur des tâches complexes

Le problème dans le fait de travailler en open space n’est donc pas uniquement l’open space en lui-même, mais l’absence de règles et d’organisation adaptées à ce mode de travail.

Voici trois étapes pour alléger votre charge mentale et gagner en sérénité

Dans un environnement où les sollicitations sont permanentes, mettre en place des règles simples peut transformer vos journées. Ces trois habitudes vous aideront à mieux travailler en open space tout en protégeant votre concentration et votre équilibre mental.

1. La règle du 90/90/1

On démarre souvent la journée en ouvrant sa messagerie et en passant d’un site web à l’autre sans feuille de route. Pour rester concentré sur une seule tâche, appliquez la règle 90/90/1, formulée par Robin Sharma, auteur et conférencier. Elle devient rapidement votre habitude numéro 1.

Consacrez les 90 prochaines minutes à votre tâche la plus importante.

Il peut être utile de définir cette tâche la veille, avant de quitter le travail. Une fois au bureau, vous serez tout de suite productif et éviterez les fausses urgences qui fragmentent votre attention.

À l’issue de ces 90 minutes, vous ressentirez une grande satisfaction et la pression diminuera pour le reste de la journée.

2. Entrez dans une bulle de concentration

C’est presque magique. Porter des écouteurs agit comme fermer la porte du bureau. Vos collègues comprennent que vous avez besoin de calme et qu’il ne faut pas vous déranger.

Pour vous isoler phoniquement tout en continuant à travailler dans un open space, vous pouvez utiliser des ressources sonores comme Noisli, qui propose des ambiances sonores variées allant de la pluie à l’orage ou au vent. Vous pouvez même cumuler les sons pour créer votre combinaison idéale. Activez le minuteur sur 25 minutes pour tester la méthode Pomodoro.

Personnellement, écrire ces lignes en écoutant la pluie m’aide à me replonger dans mes souvenirs et à me concentrer. Cette bulle de concentration intensive peut vous permettre d’atteindre le flow, où la performance et la joie se conjuguent et où la notion de temps disparaît. Bien entendu, il faut aussi veiller à ne pas être dérangé par ses voisins.

3. Dites Non à vos collègues (avant de leur hurler dessus)

Même avec votre bulle, certaines interruptions persistent. Expliquez à vos voisins, avant d’enfiler vos écouteurs, sur quoi vous travaillez. Certains comprendront sans effort qu’il ne faut pas vous déranger.

Si quelqu’un s’en approche pour solliciter quelque chose, dites-lui aimablement que vous souhaitez terminer ce que vous êtes en train de faire, et proposez-lui de venir vous voir ensuite. Vous pourrez faire une pause après avoir terminé votre tâche.

Travailler en open space nécessite de se fixer quelques limites et surtout de s’y tenir. Si un collègue insiste, soyez ferme (tout en restant diplomate). Interrompez-le poliment en levant la main et rappelez-lui que vous devez impérativement rendre votre dossier ce matin.

Si ces 3 habitudes ne suffisent pas et que le fait de travailler en open space est toujours cauchemardesque pour vous, découvrez notre article de conseils sur le télétravail.

5 idées à appliquer pour travailler en open space sereinement

Bonne nouvelle : il est possible d’améliorer significativement votre concentration même dans un environnement ouvert.

Voici des stratégies concrètes :

1. Bloquer des plages de “deep work”

Réservez des créneaux dans votre agenda pour travailler sans interruption. Indiquez clairement que vous n’êtes pas disponible.

2. Utiliser des signaux visuels

Casque sur les oreilles = ne pas déranger.
Un simple code partagé avec vos collègues peut réduire les interruptions inutiles.

3. Regrouper les réponses aux emails

Au lieu de répondre en continu, traitez vos mails à des moments précis de la journée.

4. Clarifier les règles d’équipe

Définissez collectivement :

• Les horaires sans réunion
• Les canaux de communication prioritaires
• Les sujets nécessitant vraiment une interruption

5. S’autoriser des bulles de silence

Si possible :

• Utilisez une salle isolée
• Télétravaillez ponctuellement
• Aménagez des temps hors open space pour les tâches stratégiques